有谁知道目前各大企业用的档案管理系统都有什么??

kuaidi.ping-jia.net  作者:佚名   更新日期:2024-07-04
目前的企业里用的档案管理程序都有什么??

第一条 管理部门
  1.公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。
  2.文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
  第二条 文件点收
  文件结案移送归档时,依如下原则点收:
  1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
  2.文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
  3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
  4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
  第三条 文件整理
  点收文件后,应依下列方式整理:
  1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
  2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
  3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
  第四条 档案分类
  1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
  2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
  3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
  4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
  5.档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2
  为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
  第五条 档案名称及编号
  1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
  2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
  3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
  4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审
  慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
  第六条 档号编定
  1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
  2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。
  3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。
  4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订
  者则填写于右上角。
  第七条 归档与档案清理
  1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
  2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
  第八条 保存期限
  文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。
  2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。
  3.5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。
  4.1年保存:结案后无长期保存必要者。
  5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
  第九条 档卷清理
  1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时, 依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必 要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
  2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联
  上注明部分销毁之日期。
  第十条 调卷程序
  1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。
  2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。
  3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。
  4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行
  归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
  第十一条 调卷管理
  1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
  2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明 原因,请管档人员负责处理。
  3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。
  4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。

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这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理系统在目前国内市场上还是鱼目混杂比较严重,大的企业能买几十万,小的企业几万,更甚者还有免费的。但就像财务软件有用友和金蝶这两家成熟企业一样,档案管理系统在国内市场也有两家做的不错,量子伟业和紫光慧图。这两家企业的客户都在一万家以上,软件也都比较成熟,从国家档案局到央企、大型私企都有。可供参考。

企业应用档案管理系统,肯定要考虑到实际应用,包括企业档案归档组织架构,是根据项目形式,还是根据企业组织架构进行档案类目划分,必须有灵活的配置,并且有一定的扩展能力,目前在国内做的比较好的,企业用的档案管理系统,有格文档案软件,紫光档案,量子档案,都是时间悠久,企业客户类型较多的老牌档案软件厂商。

  • 国内有哪几款比较好用的档案管理系统软件?
    答:这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、...
  • 数字档案馆的紫光档案-集团企业数字化档案管理
    答:紫光档案管理系统企业版支持集中式、分布式部署和存储,集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业,推荐使用集中式部署模式,即采用总部集中建设模式,基于企业内部网络,将档案信息资源集中存放在总部,如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和...
  • 有没有好用又免费的档案管理软件推荐一下?
    答:OA系统档案管理方案 1、档案分类编号,有序管理 对于大型企业来说,公司的各类纸质档案数量大,种类多,涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等,进行及时归档和科学的整理十分必要。1)档案归档: 档案员按各部门提交的档案标准,收集有效纸质档案和电子档案,档案相关信息可通过excel批量导入OA系统...
  • 档案管理的数字化管理系统有哪些
    答:档案管理的数字化管理系统包括:档案信息数据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础系统。
  • 电子档案管理系统哪个比较好用?
    答:谢邀。首先要明确企业自身业务需求,有的企业重存储,有的企业重利用,还有的企业在这些档案业务上都注重,就看怎么选择了。第二看预算,预算多的就选功能多点的,服务啥的都比较好的,也相对来说比较贵。我们单位用的是深圳银雁科技综合文档管理系统,因为它把档案全生命周期管理的囊括了,性价比也高,...
  • 请问好用的档案管理软件有哪些?企业用。
    答:题主提到的内容是现在市面上档案管理系统基本有的基础功能,主要实现的是档案的有序化管理。但是,会博通®认为,档案有序化管理只是第一步,更关键在于档案再利用。档案资料利用贯穿于档案管理工作的各个环节和档案的整个生命周期,是检验档案管理工作质量的根本标准。建成企业内部数字化档案知识云,...
  • 电子档案管理系统软件是什么?
    答:电子档案管理系统,为企事业单位的档案现代化管理,提供完整的解决方案,电子档案管理系统既可以自成系统,为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能。也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。档案管理系统以建立档案正式库为核心,...
  • 档案信息管理系统主要应用于哪个行业?
    答:6. 企业管理:企业无论是大型企业还是中小型企业,都需要管理各种合同文件、人事档案、会计文件、营销资料等信息。档案信息管理系统可以帮助企业规范管理这些信息,提高企业的信息管理和决策效力。以上只是一些主要的应用行业,实际上档案信息管理系统的应用领域非常广泛,几乎可以适用于任何需要管理大量文档和信息...
  • 我想找款项目文档管理软件,谁有,企业用的。
    答:会博通综合项目档案管理系统:实现项目档案的全生命周期管理 从起草、审批到归档的自动化流程管理,与分布式的档案整理与数字化管理并行,全面实现纸质、电子档案的实时归档。
  • 公司已经有OA和ERP,为什么还要用独立的档案管理系统呢?
    答:选择OA还是企业档案管理系统? 在外企工作过,OA是国内的概念,照顾大而全的心理,国外并没有OA概念,你看国外的管理软体巨头都没有做OA概念的产品。国内有几家企业档案管理系统做得好的,软巨系统、致得软体、KASS。。。什么是teamcenter档案管理系统 file=>export assembly outside teamcenter 在...