印章档案管理办法
kuaidi.ping-jia.net 作者：佚名 更新日期：2024-07-30
档案管理与印章管理是不相容职务吗?
第一章 总则
第一条 目的
规范用印管理流程，加强对公司印章的刻制、改正与废止、使用及管理，明确相关用印手续及责任，保证用印工作顺利进行，特制定本规定。
第二条 适用范围
本办法适用于公司各种印章的刻制、使用和销毁的管理。
第三条 印章分类
(一) 印鉴：公司向主管部门登记的或指定业务专用的公司印章。如:法人单位公章、财务/发票专用章、公司合同专用章等；
(二) 职章：刻有公司总经理职衔的印章；
(三) 部门章：刻有公司部门名称的印章。不对外使用的部门章需加注“对内专用”；
(四) 职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。
第二章 刻制与领用
第四条 行政部负责印章的刻制、使用过程控制及销毁工作，印章保管人员的档案建立。
第五条 申请刻章部门为具体印章保管、使用部门，公司公章、合同章由行政部指定人员保管，其他印章由相应部门领导指定人员保管。
第六条 刻制：需求部门填写《刻章申请单》，将印章样式标明在表单中，经部门经理及总经理签字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。
第七条 制刻到位后，行政部将印章留下印模，建立《印章保管人员档案表》；印刻部门印章保管人员在《印章保管人员档案表》上签字确认后，印章由申请部门管理使用。
第八条 行政部保留《刻章申请单》及《印章保管人员档案表》。
第三章 使用管理
第九条 每类印章必须确定唯一的印章保管人员，未销毁的停业、注销等停止经营单位的印章也必须确定唯一印章保管人员。
第十条 需要使用公司公章，用印人员应先填写《用印申请单》，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理和总经理签批后，即可用印。
第十一条 公司合同专用章用于公司的采购、销售合同
按公司签订采购、销售合同的审批权限，凭审批结果用印，不用再单独填写《用印申请单》；合同专用章管理员要对有签字权限人员的签名留底，对签批的合同签字进行核对，无误后用印并填写用印审批台帐，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。
第十二条 需要使用部门印章，用印人员需填写用印审批登记台帐，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理签批后，即可用印。
第十三条 非本部门主管业务的用印，必须通过主管业务部门会签后才可用印
如，涉及招聘、招工资料（含签订、续签劳动合同）；调入、调出、聘任、解聘、开除、辞退人员等材料，必须通过企管部会签后才可用印；涉及公司设立、变更、注销等工商事务的用印，必须通过行政部会签后才可用印。
第十四条 公章保管人员在用印后，对《用印申请单》编号、留存，并填写《用印审批登记台帐》，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。
第十五条 印章保管人员因请假、出差等情况出现离岗4小时以上（重要印章的印章保管人员离岗2小时以上）的，需将印章交主管部门领导或领导指定人员，并填写《印章交接单》，有交接记录，各种用印程序、规定必须交代清楚，方可离开。
第十六条 印章保管人员请假、出差等返回后，接替人员应将接替期间的用印单据等一并交还印章保管人员。
第十七条 一般情况下，不允许在空白信笺或空白文书上加盖印鉴，特殊情况需经行政部审核报总经理批准。对空白文书要编号，注明用途、附情况说明，并复印存档以及跟踪其使用情况，对未用完的空白文书应及时收回注销。
第十八条 原则上公章、合同专用章不得带出外用。特殊情况下需带出外用的，需由经办人做出书面报告，注明用途、借用时间，经总经理批准后，方可带出外用。
第十九条 上级领导无权强迫印章保管人员用印，对于该种情况，印章保管人员应立即拒绝，否则一切责任由印章保管人员承担。
第二十条 印章保管人员对遇有自己不能掌握的新型或复杂用印申请要在用印前请示总经理，确认后方能用印。
第二十一条 公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况，各印章保管人员应迅速向部门经理及行政部报告，并递交说明原因的报告书，行政部根据情况依照本规定的手续办理。
第四章 销毁
第二十二条 印章销毁由行政部统一负责，由行政部填写《印章销毁申请表》，总经理同意后，统一销毁，同时备案。
第二十三条 印章保管人员保管使用的印章若损坏，按刻章申请程序办理。新章刻好后，原损坏印章应同时交还行政部，由行政部存档或统一销毁。
第二十四条 对于停业、注销等停止经营单位的印章，要销毁的严格按要求销毁，需保留的要妥善保管，对保管期间的用印仍按规定严格执行。
第五章 违规用印的处罚
第二十五条 未将印鉴或加盖印鉴的空白文书（如合同等）进行妥善保管，导致印鉴或加盖有效印鉴的空白文书遗失或被盗用的，对文书保管人处以500元的罚款，由此造成的损失由空白文书保管人负责赔偿，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第二十六条 对于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司内通报印章管理员并处以50元的罚款，同时印章保管人必须立即整改到位，否则加倍处罚。
第二十七条 对于多次查出问题，多次都无法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人资格，同时作为工作业绩的一部分在人力备案，作为不再续聘该人的内容之一。
第二十八条 部门领导对本部门使用印章出现的用印问题负连带责任，处以100-1000元的罚款并全公司内通报；情节严重者，将按渎职予以免职。
第六章 附则
第二十九条 本制度解释权和修改权在公司行政部。
第三十条 本制度自发布之日起生效。
印章档案管理办法
答：第七条 制刻到位后，行政部将印章留下印模，建立《印章保管人员档案表》；印刻部门印章保管人员在《印章保管人员档案表》上签字确认后，印章由申请部门管理使用。第八条 行政部保留《刻章申请单》及《印章保管人员档案表》。第三章 使用管理 第九条 每类印章必须确定唯一的印章保管人员，未销毁的停业、...
公司印章怎么管理
答：为了避免印章管理和使用中的人为干预风险，契约锁帮您通过流程授权开展“制作-变更-使用-移交-停用-销毁等”操作，确保每项印章操作都经授权、都有记录，让印章全程可控。公章不能随身带，万一被盗/抢怎么办？帮您打造移动印章助手：把印章装入手机，随时随地监管 契约锁移动印章管控平台，可以帮助组织将电子...
总公司对子公司印章管理办法 怎么防止脱离管控?
答：1、集团型分级分权印章管控平台：帮助中大型组织建立数字化印章管控平台，可以将全集团数千枚印章统一纳入一个平台进行管理、使用和监控，通过流程驱动印章制作、变更、使用、授权、停用和销毁等动作，让操作留痕，确保印章安全。支持：印章分级分权管理：集团既可以集中管控印章，也可以通过赋权让分子公司在平台...
印章档案的保管期限分为
答：印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。 对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。公司行政公章以及合同专用章由行政部保管，财务专用章由财务部保管;保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和...
公章管理规定
答：(一)有下列情况,印章须停用: 1、公司名称变动。 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃,声明作废。 (二)印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 单位公章管理制度篇2 为进一步规范和加强××单位公章(以下简称公章)管理,完善公章使用手续,杜绝漏洞...
公司印章使用管理办法
答：第一章 总则 第一条 为加强对***有限公司（以下简称“***”）印章的管理，特制定本办法。第二条 本办法所指***印章包括“***有限公司”中文、中英文公章，***法定代表人名章及签字章。第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议等。第四条 ...
如何规范档案日常管理?
答：\x0d\x0a\x0d\x0a 2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究...
公司印章该如何保管?
答：企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。4、印章不小心遗失了，该怎么办？印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。之后，在进行补刻时，要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请...
线上工商注册:公司印章怎么管这23个问题需知才能把控风险
答：答:不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。7、不同的印章是否有法律效力大小的区别?答:没有严格意义上法律效力大小高低的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。但是,由于印章的使用范围大小不同,导致人们以为印章...
一般都是公司的同一个人来管理。
档案管理属于人力资源管理范畴，印章管理属于办公室管理范畴。两者性质不同，不能同为一个人管理，如果出了问题，很难追究责任的。《印章使用记录》一定要准确、及时。
印章管理办法第一章 总则
第一条 目的
规范用印管理流程，加强对公司印章的刻制、改正与废止、使用及管理，明确相关用印手续及责任，保证用印工作顺利进行，特制定本规定。
第二条 适用范围
本办法适用于公司各种印章的刻制、使用和销毁的管理。
第三条 印章分类
(一) 印鉴：公司向主管部门登记的或指定业务专用的公司印章。如:法人单位公章、财务/发票专用章、公司合同专用章等；
(二) 职章：刻有公司总经理职衔的印章；
(三) 部门章：刻有公司部门名称的印章。不对外使用的部门章需加注“对内专用”；
(四) 职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。
第二章 刻制与领用
第四条 行政部负责印章的刻制、使用过程控制及销毁工作，印章保管人员的档案建立。
第五条 申请刻章部门为具体印章保管、使用部门，公司公章、合同章由行政部指定人员保管，其他印章由相应部门领导指定人员保管。
第六条 刻制：需求部门填写《刻章申请单》，将印章样式标明在表单中，经部门经理及总经理签字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。
第七条 制刻到位后，行政部将印章留下印模，建立《印章保管人员档案表》；印刻部门印章保管人员在《印章保管人员档案表》上签字确认后，印章由申请部门管理使用。
第八条 行政部保留《刻章申请单》及《印章保管人员档案表》。
第三章 使用管理
第九条 每类印章必须确定唯一的印章保管人员，未销毁的停业、注销等停止经营单位的印章也必须确定唯一印章保管人员。
第十条 需要使用公司公章，用印人员应先填写《用印申请单》，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理和总经理签批后，即可用印。
第十一条 公司合同专用章用于公司的采购、销售合同
按公司签订采购、销售合同的审批权限，凭审批结果用印，不用再单独填写《用印申请单》；合同专用章管理员要对有签字权限人员的签名留底，对签批的合同签字进行核对，无误后用印并填写用印审批台帐，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。
第十二条 需要使用部门印章，用印人员需填写用印审批登记台帐，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理签批后，即可用印。
第十三条 非本部门主管业务的用印，必须通过主管业务部门会签后才可用印
如，涉及招聘、招工资料（含签订、续签劳动合同）；调入、调出、聘任、解聘、开除、辞退人员等材料，必须通过企管部会签后才可用印；涉及公司设立、变更、注销等工商事务的用印，必须通过行政部会签后才可用印。
第十四条 公章保管人员在用印后，对《用印申请单》编号、留存，并填写《用印审批登记台帐》，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。
第十五条 印章保管人员因请假、出差等情况出现离岗4小时以上（重要印章的印章保管人员离岗2小时以上）的，需将印章交主管部门领导或领导指定人员，并填写《印章交接单》，有交接记录，各种用印程序、规定必须交代清楚，方可离开。
第十六条 印章保管人员请假、出差等返回后，接替人员应将接替期间的用印单据等一并交还印章保管人员。
第十七条 一般情况下，不允许在空白信笺或空白文书上加盖印鉴，特殊情况需经行政部审核报总经理批准。对空白文书要编号，注明用途、附情况说明，并复印存档以及跟踪其使用情况，对未用完的空白文书应及时收回注销。
第十八条 原则上公章、合同专用章不得带出外用。特殊情况下需带出外用的，需由经办人做出书面报告，注明用途、借用时间，经总经理批准后，方可带出外用。
第十九条 上级领导无权强迫印章保管人员用印，对于该种情况，印章保管人员应立即拒绝，否则一切责任由印章保管人员承担。
第二十条 印章保管人员对遇有自己不能掌握的新型或复杂用印申请要在用印前请示总经理，确认后方能用印。
第二十一条 公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况，各印章保管人员应迅速向部门经理及行政部报告，并递交说明原因的报告书，行政部根据情况依照本规定的手续办理。
第四章 销毁
第二十二条 印章销毁由行政部统一负责，由行政部填写《印章销毁申请表》，总经理同意后，统一销毁，同时备案。
第二十三条 印章保管人员保管使用的印章若损坏，按刻章申请程序办理。新章刻好后，原损坏印章应同时交还行政部，由行政部存档或统一销毁。
第二十四条 对于停业、注销等停止经营单位的印章，要销毁的严格按要求销毁，需保留的要妥善保管，对保管期间的用印仍按规定严格执行。
第五章 违规用印的处罚
第二十五条 未将印鉴或加盖印鉴的空白文书（如合同等）进行妥善保管，导致印鉴或加盖有效印鉴的空白文书遗失或被盗用的，对文书保管人处以500元的罚款，由此造成的损失由空白文书保管人负责赔偿，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第二十六条 对于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司内通报印章管理员并处以50元的罚款，同时印章保管人必须立即整改到位，否则加倍处罚。
第二十七条 对于多次查出问题，多次都无法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人资格，同时作为工作业绩的一部分在人力备案，作为不再续聘该人的内容之一。
第二十八条 部门领导对本部门使用印章出现的用印问题负连带责任，处以100-1000元的罚款并全公司内通报；情节严重者，将按渎职予以免职。
第六章 附则
第二十九条 本制度解释权和修改权在公司行政部。
第三十条 本制度自发布之日起生效。
答：第七条 制刻到位后，行政部将印章留下印模，建立《印章保管人员档案表》；印刻部门印章保管人员在《印章保管人员档案表》上签字确认后，印章由申请部门管理使用。第八条 行政部保留《刻章申请单》及《印章保管人员档案表》。第三章 使用管理 第九条 每类印章必须确定唯一的印章保管人员，未销毁的停业、...
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答：(一)有下列情况,印章须停用: 1、公司名称变动。 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃,声明作废。 (二)印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 单位公章管理制度篇2 为进一步规范和加强××单位公章(以下简称公章)管理,完善公章使用手续,杜绝漏洞...
答：第一章 总则 第一条 为加强对***有限公司（以下简称“***”）印章的管理，特制定本办法。第二条 本办法所指***印章包括“***有限公司”中文、中英文公章，***法定代表人名章及签字章。第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议等。第四条 ...
答：\x0d\x0a\x0d\x0a 2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究...
答：企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。4、印章不小心遗失了，该怎么办？印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。之后，在进行补刻时，要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请...
答：答:不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。7、不同的印章是否有法律效力大小的区别?答:没有严格意义上法律效力大小高低的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。但是,由于印章的使用范围大小不同,导致人们以为印章...
