给陌生的外国人发英语邮件要注意些什么？

电子邮件是一种公认的高效廉价的网上营销手段，然而如果不了解E-mail营销的"伦理"和游戏规则，往往会得到事与愿违的结果，甚至遭到收件人的强烈抗议。如果你想有效地发挥E-mail营销的功能，务请留意"E-mail营销十忌"。1.滥发邮件有专家建议，对于未经许可的电子邮件，有两条恒定的规则：第一，不要发送；第二，如果你打算只做一次，请参阅第一条执行。使用电子邮件营销工具，你只能发给那些事先经过许可的人（关于如何取得收件人的许可，有许多方法，如会员制、邮件列表、新闻邮件等）。2.邮件没有主题或主题不明确电子邮件的主题是收件人最早可以看到的信息，邮件内容是否能引人注意，主题起到相当重要的作用。邮件主题应言简意赅，以便收件人决定是否继续阅读邮件内容。有的人自作聪明地认为，别出心裁的主题更能引人注意，采用和内容毫不相干的主题，甚至故弄玄虚。试举三例：（1）没有主题收件人的反应：发件人是谁呀？不认识，删除邮件吧。（2）主题："老朋友，你好！"收件人的反应：哪个老朋友？不认识噢，原来是广告邮件！这叫什么朋友啊，肯定是"宰熟"的那种！（3）主题："回复：请帮我查找xx资?quot;收件人的反应：好象是我求你发邮件的！肯定是推销自己网站的，事实果然如此。邮件内容是："小王：你要关于xx的资料我帮你查到了，网址是http://……"明明是广告邮件，却偏偏假装是误发的邮件--蒙谁呀，你！3.隐藏发件人姓名这种邮件给人的感觉是发件人在做什么见不得人的事情，否则，正常的商务活动为什么害怕漏出自己的真面目呢？这样的邮件，其内容的可信度有多高呢？还有一些邮件，把发件人写成"美国总统"、"你的朋友"、"漂亮女孩"等等，不一而足。其实，无论你怎样伪装，你的发件地址还是会被方便地查出来的。开展网上营销活动，还是以诚信为本吧！4.邮件内容繁杂电子邮件宣传不同于报纸、杂志等印刷品广告，篇幅越大越能显示出企业的实力和气魄。电子邮件应力求内容简洁，用最简单的内容表达出你的诉求点，如果必要，可以给出一个关于详细内容的链接（URL），收件人如果有兴趣，会主动点击你链接的内容，否则，内容再多也没有价值，只能引起收件人的反感。而且，对于那些免费邮箱的使用者来说，因为有空间容量限制，太大的邮件肯定是被删除的首选对象。根据经验，每封邮件不宜超过7K字节。5.邮件内容采用附件形式有些发件人为图省事，将一个甚至多个不同格式的文件作为附件插入邮件内容，自己省事了，却给收件人带来很大麻烦。由于每人所用的操作系统、应用软件会有所不同，附件内容未必可以被收件人打开，例如你的附件是POWERPOINT格式的文档，而我根本没有这种处理工具，那么你的附件有什么价值呢？而且，即使有同样的应用软件，有过使用经验的人都了解，打开附件毕竟是件麻烦的事，尤其对于自己不甚感兴趣的邮件，才懒得打开它呢！所以，最好采用纯文本格式的文档，把内容尽量安排在邮件的正文部分，除非插入图片、声音等资料，请不要使用附件！6.发送频率过于频繁研究表明，同样内容的邮件，每个月发送2-3次为宜。不要错误地认为，发送频率越高，收件人的印象就越深。过于频繁的邮?quot;轰炸"，只会让人厌烦，如果一周重复发送几封同样的邮件，你肯定会被列入"黑名单"，这样，你便永远失去了那些潜在客户，你的E-mail营销计划只能是赔钱赚吆喝。7.没有目标定位也许你的邮件地址是从网上收集的，也许是从他人手中买来的，或者是根据某种"规律"推断出来的，总之，得到这些"资源"后，也不管（实际上也无法知道）是不是自己的目标受众，只管不加区分地发送垃圾邮件，这样的"营销"有效果才怪呢！8.邮件格式混乱虽然说电子邮件没有统一的格式，但作为一封商业函件，至少应该参考普通商务信件的格式，包括对收件人的称呼、邮件正文、发件人签名等因素。我们时常可以见到这样的电子邮件：我公司是生产xxx的企业，质量上乘，价格优惠，欢迎选购。这样的邮件(倒是够短小了），至少可以理解为对收件人不够尊重，如果你收到这样的邮件，会购买对方的产品吗？9.不及时回复邮件评价E-mail营销成效的标志之一是顾客反应率，有客户回应，当然是件好事，理应及时回复发件人。然而并非每个公司都能做到这一点。可以想象，一个潜在客户给你发出了一封关于产品的询问，一定在急切地等待回音，如果等了两天还没有结果，他一定不会再有耐心等待下去，说不定早就成了你的竞争对手的客户。10.对主动来信的顾客抬高价格打开收件箱，发现有一封顾客主动发来的订购函，如果你认为顾客是选定了你的产品，可以对其索要高价，那你就大错特错了！因为在互联网这个开放的大市场里，同类产品的供应者总是很多，一般来说，顾客会同时向多个厂家发出同样的询问信件，他会对比各家产品的性能和价格，如果你的报价偏高，你绝对争取不到这个客户！相对于面对面报价，通过E-mail报价相当被动，发出的邮件无法改变，又无法探听到竞争者的价格状况，你更不可能看顾客的反应灵活报价。所以，为顾客提供最优质的产品、最低廉的价格才是取得成功的唯一法宝。

话语客气点，有礼貌， 语言表达清晰，要简洁，不要太多话

台头。如果对方有博士头衔的话，那一律写成Dear Dr. xxx, （注意Dr后面的是点，并且后面要空一格。后面的名字后是逗号。而且，名字就用Last Name, 不要用First Name. 比如对方叫John Smith，台头就是Dear Dr. Smith, ）I am xxxxxx. I found your contact information from xxxxx. （总之，开头直接说正事，不要寒暄。）然后后面就开始问你想问的。注意都用书面语。比如用receive, 不要用got。不要用缩写。比如，要用does not, 而不用doesn't。多用委婉客气的语气。比如I was wondering if you could provide some more details （或者其他更适合你的内容）。如果多于一段，段与段之间空一行。每段开头不要空格。就像我这里这样写的一样。(另外，如果结尾想加个感谢什么的，比如你想写个Thank you for your time. 一般用句号，不要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号。）（写完正文同样是空一行，然后写上落款。落款可以选如下两种最常用的）Sincerely, 全名（直接汉语拼音就行。求大家不要乱给自己起英文名-_-。比如你叫张富贵，就是Fugui Zhang。而且要注意，这里的结尾问候语和名字之间是不空行的。）或者用Best wishes,Fugui Zhang另外，重要的话说四遍。【逗号和句号后面请空格！】再另外，千万别啰嗦。用最简洁的话把自己要说的事情说了就行了。关于标题如何写，如何不被当做垃圾邮件。最简单的写法就是，把你邮件内容的主题贴上去。比如说你问的是某本著作的内容，就把那本书的书名当做标题。问的是文章就贴文章标题。问的什么内容，就把内容的关键字或关键词组当做主题。千万别用"Hello“之类的当标题。

圭大已经说得比较全了，再补一点别的。如果双方地位较平等的（比如你未来的同学）或者不清楚对方职位的，比较轻松的场合，可以直接用Hi,
开头。注意英文逗号，英文空格，回车。# 不过看题主的状况应该是跑学校的网上搜到了教授的邮箱…对教授还是用Prof. 以及 Dr. 吧别Hi了…如果想直接了当表明来意的，邮件标题可以把My XXX 替换成自己的名字，例如 Mozart's XXX XXXX比较正式且没被墙的歪果邮箱可以用Outlook，反正你登录Windows的时候自带一个邮箱，应该都是有的。不过为了正式起见，还是用姓名邮箱比较好。

对于坐在办公室的白领们，每天的工作都离不开邮件，无论是对素未蒙面的陌生人或者是每天联系的同事、合作伙伴们，撰写一封正式、用词合理的邮件都能显出你的专业性，但有些时候，我们却要在最后被小小的落款虐——所谓正文五分钟，落款两小时！那如何写好一封英语邮件呢？掌握下面几个小技巧就行啦！相敬如宾某一天，新的客户爸爸来邮件了，你们仅仅见过几面，你对TA的了解也仅限于名字和公司。你迅速地回答了TA的所有问题，但把鼠标停在了最后的落款处……或者，你由于某种原因需要联系一位素未谋面的陌生人，你斟字酌句地写完了正文，落款却又难倒了你……