让团队运作更顺畅的六个方法！

对主管来说，每个部属都像一个空杯子，最重要的课题，就是把这些杯子装入相同容量的水，不让它满出来，当然更不能让这些水，流回自己的杯子里。毕竟你们的杯子都一样大，不会因为你是主管，就有更多时间。
—— 鸟原隆志，《懂交办，80%的工作不用自己来：20个状况模拟，只要照着做， 保证部属乐意接、准时完成不摆烂。》

「常常觉得团队很没有效率？」

团队领导者的工作之一，就是让团队的成员能够顺利的协作，确保每个人都沟通无虞，并减少各部门与成员间的落差。

让团队运作更顺畅的六个秘诀！

方法一、减少使用email沟通

使用email的缺点是，虽然感觉上沟通有进度，但只要仔细观察就会发现来往耗时，而且进度通常很缓慢，使用email虽然让你感觉回复了以后，取得了某种进度上的前进，但却往往浪费很多不必要的沟通成本。

减少使用email沟通，可以以即时通讯软体或团队沟通工具来取代，会更有效率。

方法二、使用团队沟通工具

好用的团队即时沟通工具有像是Hipchat这样的工具，它可以让一个团队很方便的即时通讯，还可以建立不同性质的聊天室，让不同部门的人建立自己的部门聊天室，同时，还可以让公司每个人都加入各个聊天室，可以得知其他部门平时的工作方式，减少资讯上的落差，还可以促进公司的成员学习。

方法三、使用专案管理系统

比较常见好用的专案管理系统，例如Redmine，是很方便又好用的。好的专案管理系统应该具备Ticket，用来开任务用，并且同时应该具有负责人、需要工时、监察人、估计工时、母票可以打散为几个子票等等功能。

专案管理系统可以弥补团队沟通工具的不足，把更详细的细节写在ticket里面，也方便专案经理追踪进度以及查询目前负责某工作任务的人是谁，大大提升团队工作效率。

方法四、善用即时通讯软体

例如Line或是WhatsApp等等，都是方便即时通讯的沟通软体，让团队成员可以24小时内都接收到讯息，如果有重大紧急事件，对方又不在公司，就可以透过即时通讯软体做沟通，大大提升效率。

方法五、减少不必要的会议

开会一定要知道开会的目的，以及得出想讨论的结果，大部份公司都会开很多会议，但很多却是耗时又常常没有结果，重新检讨内部会议，改善会议效率，可以减少不必要的时间浪费。

方法六、减少资讯上的落差

无论是部门与部门之间，还是成员与成员之间，只要中间存在资讯上的落差，就可能产生额外的沟通成本。使用团队沟通工具以及即时通讯软体，为的就是能够弥补资讯上的落差。

团队的领导者应该让团队的每个成员都能顺利协作，确保每个人的认知都相同，在同一条路上前进。

参考书籍：
懂交办，80%的工作不用自己来：20个状况模拟，只要照着做， 保证部属乐意接、准时完成不摆烂。