如果你是一名采购管理者,你认为怎么做才能让采购管理工作更有效率？

　　一、 采购流程细分、采购责任细分
　　我们知道采购活动通常分为几个步骤：采购计划、市场调查、货比三家（三字古义为多）、讨价还价（议价）、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。
　　二、 严格挑选采购人员
　　公司将采购权限下放给各生产单位，但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选，但最终是否选用，还得公司总裁说了算（审批），防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。
　　三、 严格控制采购过程
　　当我们将采购活动按流程细分之后，控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强，不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外，公司还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。

一、 制定采购计划


1、制造、采购分析
一般而言，在采购之前首先要做制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什

么、采购多少以及何时采购等。


在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购

评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部

分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。


2、合同类型的选择
当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定

了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目

经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。常见的合同可

分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。一般来说，

其适用情况如下：


成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。


成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。


成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。


固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同。


固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能

最大，因而最常用。


3、采购计划编制


根据制造、采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程

进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、

制定评价标准等。


根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。

二、 采购过程管理


1、询价（Solicitation）


询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方

资格确认（SourceQualification）。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网

等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投

标建议书。


2、供方选择（SourceSelection）


这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：


合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”。


加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合

评标法”。


筛选方法：为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。


独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。
一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双

方签订合同。


3、合同管理


合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。
1）授权承包商在适当的时间进行工作。
2）监控承包商成本、进度计划和技术绩效。
3）检查和核实分包商产品的质量。
4）变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。
5）根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。
6）采购审计。
7）正式验收和合同归档。

三、采购成本分析


本文开始的案例揭示了将采购成本降到最低对公司利润的增长的重要性，但更重要的是，

应该考虑项目生命周期内的最低整体采购成本。在实际采购工作中，很多招标单位通常

只关注承包方的投标报价，而忽视了招标成本、建设成本和所有权损耗成本等项目整体

采购成本。


1、招标成本
首先要考虑发出招标要约前的行为，招标方需要确定目标、调查主题、编写需求建议书

（RFP）、考察和认同供应商、获取内部的授权、寻求预算支持等，然后发出要约。该过

程可能需要整个合同价的2%到5%。
然后，竞标者需要对招标方的招标文件制定其投标建议书，费时又费钱，每个竞标者在

竞标说明上都要花费合同价的约1%到6.7%的成本。如果有五个竞标者，该成本将达到合

同价的5%到30%。表面上看来，这笔款项由竞标者承担；但是，从长远看是由招标方承

担。因为竞标者总把竞标成本直接加在每次竞标的项目上。
评标程序开始后，招标方需做包括开标、评标、定标、谈判、批准等事项。这个总成

本可能占合同价的2%到5%。如果因为某种原因必须重新招标时，这部分成本将大幅增

加。
因此，对于一般行业来说，竞标的总成本可能占到合同价的10%到50%。无论招标方

处于何种行业，降低招标成本都是一种责任。


2、建设成本


建设成本是投标报价的主要依据，往往是买卖双方关注的重点。一般包括如下几个方面：


前期准备、正式建设费用等、与其它系统的集成、授权、交付和保险、相关手册、对员

工和管理者的培训等。


3、所有权损耗成本


所有权损耗成本指长期损耗成本，包括项目运营成本和处置成本。项目运营成本可能会

持续多年，并且可能是前期费用的许多倍；在设备濒于报废之时还需考虑其销毁或处理的

处置成本。


综合考虑这些成本将有助于以正确的观点看待实际采购价，帮助买方选择最好的方案。


采购安全和保密


采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不

要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人

越少越不会有漏洞。


妥善安置相关文件和计算机内的材料，不用时（包括周末和晚上）要将其锁好，不要

将评估的表格展开放在桌子上，以免被看见，及时销毁那些敏感的文件而不是随手扔掉，

以免别有用心者发现它们。

采购管理一般都很复杂，流程冗长。要让采购工作更有效率，需做以下几个方面：

1、以公司或者项目为主体，建立符合公司或项目特点的采购管理规章制度，做到明确责任，明确职责，常常采购效率低下就是因为责任不明确，这个物资设备是否归我采购，还是归其他部门采购，诸如此类的问题。

2、供应商引入流程需去繁从简，一般来说公司对于供应商的引入都破为繁琐，例如：现场拍照（甚至要各考察人员和供应商拿着营业执照拍照）、合作案例纸质档复印件盖章版（电子档即可）、考察报告（非常详细的记录分析考察过程，像这种可以直接取消）、资格预审引入（这完全是浪费时间），可直接让供应商提供“营业执照”、“资质证书”、“纳税人资格证明”以及其他的相关资质、企业案例，以电子档形式发公司公共邮箱或上传到公司系统即可。

2、招投标，招投标中最繁琐的是外地供应商来现场开标，这样经常会出现废标情况，这家堵车了，那家来不了了等等，建议外地供应商在投递纸质档标书后，可进行视频开标，为公正，建议让公司审计或监察部门全程参与，并录制现场开标视频存档即可。

3、合同的签订，合同这个不能有一点马虎，必须按照公司的模板或者要求逐字核对，一个字都不能错！不建议简化，可简化一些没有用的附表。

4、供应商评定可由使用部门与采购部门打分即可，其他部门或者领导不要介入。

5、至于供货与物流跟进由需求部门进行主跟，采购部门辅助即可，不可乱了主次。

6、这几点是主要的，如果还有其他问题可以追问或私信，知无不言，以上为一个采购十年的老同志手码，望采纳！

采购管理

来源：

8Manage SRM：加快采购流程的6种方式

以下是企业加快采购流程的方法，旨在推动整个企业更快运营和加速实现价值。
1、确定瓶颈并对其进行优先排序

如果你不知道采购流程的哪些方面进展缓慢，你就很难知道应该在哪些方面进行变更。在开始之前，你首先要确定哪些变更会产生最大的影响。审批人是在拖延时间吗?发票放在收件箱里吗?与你的团队和公司进行沟通，了解主要问题所在。

一旦你了解流程在哪里受阻，你就能确定这些延迟的成本(在时间或金钱上)，更好地按优先顺序列出并优先处理最紧迫的瓶颈。

2、采用精益-敏捷采购框架

精益敏捷采购方法论是一种协作的方法，它简化了复杂的寻源和采购流程。这意味着减少在传统采购流程中浪费的时间，缩短进入市场的时间，并显著地巩固供应商评估过程。

这个框架的核心是简化的提案结构，该结构可以更快地创建和比较供应商的提案。它涉及将业务的需求、条件和可选项与供应商提供的功能、价值主张和成本结构进行比较，以了解它们是如何结合在一起的。通过标准化评估标准，与供应商合作伙伴的能力和成本结构相关的最高风险升到顶峰，允许更快对供应商进行评估和决策。

3、给你的团队授权

通常，采购部门是财政规划中最后获得资金的部门之一，这意味着采购工具的升级通常被推迟。如果你能证明你的团队能以多快的速度完成他们的工作，他们将用正确的资源产生多高的价值，你就能更好地为采购技术的投资做准备。

冗长的审批链是另一个经常被忽视的减慢采购过程的方面。通过简化审批链，你可以大大缩短采购商品和服务的时间。自动工作流的例子包括授权员工批准低于500元的采购，或将任何超过100万元的采购申请直接发送给首席执行官批准。

4、提升你的供应商接触技能

供应商行为会极大地影响采购团队的交货速度。不断让你的供应商设定期望，提供或接收反馈，并投资你们的关系。

如果你和你的供应商紧密合作，就不会有意外的交易，政策更新，或其他耗时的问题。毫无疑问，从现有供应商转换，时间成本和资源成本都是巨大的。与你的供应商定期沟通将确保你俩达成共识，保持业务快速开展。

5、发展更强大的干系人关系

你的业务干系人在采购流程中扮演着关键角色。与他们建立牢固的关系非常重要，这样你就可以在采购责任和交付速度方面与期待保持一致。定期与他们会面，花时间了解他们的担忧、当前的痛点和业务计划。有了这些信息，你就可以更好地预测他们即将到来的需求，更快地为他们提供服务。

如果这听起来让人不知所措，请放心：优化和加快你的采购流程不是一天、两周、甚至一年就能完成的。对于大多数组织来说，采购转换是一个持续的、协作的过程。当你考虑这个过程对你的组织来说会是什么样子的时候，记住上面的技巧以及你的企业的背景和文化，你就会在成功的路上走得顺畅。

6、建议使用采购管理软件

一个可靠的采购软件可以简化杂乱的采购流程并保持透明。你不会丢失任何信息，利益相关者可以按时提出、批准或拒绝项目。简化的采购流程将加快采购效率，可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。