会议酒店如何选择

如何选择会议酒店

理想的会议效果，是所有会议组织者追求的目标。会议组织机构都要为会议的举办提供必要的条件，如资金、人员等；并设立一定的目标，如参会的目标群体人数、盈利数额、某种宣传效果等。会议组织者追求的目标，就是在一定的条件下或一定的预算范围内，设法使会议的效果最佳化。我们说，组织一个会议，在选择酒店时不是简单的花钱花到位这么回事。要选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑，有差异地选择最优方案。 会议室的面积和数量 会议分不同的类型，单就这一点就要按需求来差异化地选择酒店。在组织一个会议时，先确定会议类型、人数，然后考虑会议室的类型和面积。比如，有的对话峰会在不同的分场地同时进行，既要考虑峰会适合什么样的会议室，又要考虑会议室的数量。会议室的面积也十分重要，须注意的是会议酒店往往看客下菜，不按实际容纳人数报，大会议他们往往超报，导致会议期间会议室拥挤不堪。 会议室的配置 根据会议的类型、与会人员的使用语言以及具体要求，在选酒店时要考虑其设备情况以减轻会议组织者自身的工作量。要选择备有相应设备的会场，含音响、投影仪、同声翻译系统、视频会议系统等，部分特殊的设备可以根据会议要求提前租赁。拿投影仪来说，现代的会议室在使用过程中大都免费提供一般投影仪，而一般的国际或商务会议中，会议室内提供的设备远远不能满足会议在数量与质量上的要求，这时就需要单独租赁，很多时候还要配合等离子、液晶或LED显示屏等混合使用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。 酒店住宿 对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一，于是也就有了对客房的要求，简单点说就是满足与会嘉宾的用房量及其对住房舒适程度的需求。找专业的会议服务商通常能获得较好的折扣。正常的住房费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议组织者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围，再决定如何差异化地选择。 餐饮 餐饮也是需考虑的一个重要部分。会议的餐饮主要有早餐、午餐、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会等形式，要根据不同形式的组合来实施预算，经比较筛选后选择酒店。一般会议的正餐是午餐，可以采取人数预算(自助餐形式)，或按桌预算(围桌式形式)。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 酒店与交通中心的距离 会议的与会者来自全国各地，选择酒店也要将一些重大交通中心(机场、火车站)与酒店之间的距离、两地之间的畅通程度等纳入参考范围。此外，须了解酒店所在地的相关功能设施是否完备，如商场等。如果与会者大都可以驱车前往会议场所，位于市郊的酒店往往是大受欢迎的。 酒店的服务 酒店本身的服务范围和服务质量也是会议组织者参考的重点，一个成熟的会议酒店往往也能很快获知客户的需求并迅速做出安排。安排车辆接送机，为参会嘉宾安排停车位等都是会务中涉及的常务工作。 进行会议酒店的选择，前提是确定会议细节，然后制作有一张可供比较的酒店清单。确定好具体酒店以后，如条件允许，最好亲临现场进行考察，做出最终的选择和认定。

选择会议场地的讲究其实还是挺多的，今天小编就来顺手答一发~~~
1、确定最多能用多少钱（预算）；
2、确定会议属性（性质，举办日期）；
3、确定地理位置（周边交通状况）；
4、确定人数，规模，规格（要多大，啥样的场地）；
5、确定有无餐饮住宿等其他额外需求；
6、确定场地类型（酒店or会议中心or其他）；
7、确定有无会场布置，及设备，人员雇佣需求；
8、列出备选目标场地
9、实地考察
10、货比三家
11、签合同
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会议酒店选择方法1．列出可供选择的清单；必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 2．选择合适类型的场所；选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 酒店按类型划分 酒店按地点划分 在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者是来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。位于市郊：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。 商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或是海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。3．会议类型与场所的搭配；举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。 4．现场参观注意事宜；在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；报价房应是后选名单中较好的一个；对报价方拟订的合同条款基本接受。亲临现场实地考察。 对于亲临现场进行考察应注意以下五点： 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属同行；想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；考虑另一家酒店作为“备选”会议预算：交通费用： 出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。 会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。会议室/会议厅的费用： 会议场地租金—通常场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式。同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 会场布置费用—如果不是特殊要求，通常此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、娱乐保健、运输与仓储、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉而且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。餐饮费用： 早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 酒水及服务费 通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。 会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常还包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主要，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 联谊酒会/舞会 事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容视听设备：除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算。 ·设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。 ·音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理演员及节目·通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。其他—点心、水果及调制色酒。杂费费用：杂费指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方。 ·相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。 ·不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。 ·展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3m×3m，隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

场地推荐 | 全国最有特色的3家会议酒店推荐
答：三、上海外滩W酒店 上海外滩W酒店，融汇现代与历史，位于繁华的北外滩，与万国建筑群相邻，交通便利。大堂区的时尚气息与大露台的无敌江景相映成趣，是时尚活动的热门选择。这里的会议团队不仅专业，而且充满活力，与酒店的整体风格相得益彰。地址：上海虹口区旅顺路66号 上海外滩W酒店的魅力，等待你亲自...

会议酒店如何选择_会议酒店选择注意事项 会议预算要点
答：2.选择合适类型的场所;选择适合的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 酒店按类型划分 酒店按地点划分 在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者是来自国内或...

会议酒店有哪些
答：3. 度假村酒店：度假村酒店通常位于风景优美的地区，提供休闲度假和会议的双重服务。这些酒店通常设有大型的会议中心和宴会厅，同时提供丰富的娱乐设施，如游泳池、高尔夫球场等，适合举办大型会议和活动。4. 学术会议酒店：学术会议酒店主要面向学术界和教育机构，提供专业的学术会议设施和服务。这些酒店通常...

会议型酒店有哪些
答：1. 万豪酒店会议中心：该酒店配备先进的会议设施和专业的会议服务团队，是各类商务会议、研讨会和论坛的首选之地。其会议设施包括多功能厅、会议室以及各种配套设施，能够满足不同规模的会议需求。此外，万豪酒店还提供优质的服务和舒适的住宿环境，为参会人员提供一站式的会议体验。2. 香格里拉大酒店会议厅...

在昆明哪个会议型的酒店比较好?
答：昆明洲际酒店是较好的会议型酒店。昆明洲际酒店位于昆明市中心，地理位置优越，交通便利，为参加会议的嘉宾提供了便捷的出行条件。酒店设施完善，拥有多个不同规模的会议室，可以满足不同规模的会议需求。无论是大型的国际会议还是小型的企业内部会议，都能提供合适的场地。在服务质量方面，昆明洲际酒店有着丰富...

选择酒店和会议中心要注意些什么
答：选择酒店和会议中心注意事项：1、首先衡量酒店的环境是否满足我们的需求，比如如果我们召开的会议是那种比较庄重，严肃的大型会议。2、其次预订酒店会场的时候，可以和酒店方签订一下协议，就会场需要的一些事宜做一下协商，这样能够更好的让会场符合我们的心意。3、预订好会场，在召开会议之前就先到酒店看一...

急问:深圳哪个酒店适合举办60人左右的会议?价格实惠的
答：推荐：深航锦江国际酒店 准五星级 位于酒店五楼 共 有六个会议室，分别是；1 鲲鹏宴会厅 480 平方可按剧院式可容纳 360 人，按课桌式可容纳 200 人，宴会式可摆 20-25 围，约 300 人，并附有一间 VIP 休息室 -- 紫荆厅。2 锦江功能厅 240 平方按剧院式摆可容纳 200 人，按课桌式摆放...

北京有哪些商务酒店值得入住?
答：北京JW万豪酒店（JW Marriott Hotel Beijing）位于华贸中心，紧邻CBD和各大购物中心。酒店提供豪华的客房、一流的健身设施、室内游泳池以及多个餐厅和酒吧。其会议和宴会设施也是举办商务活动的理想选择。北京嘉里大酒店（Kerry Hotel Beijing）位于北京的中央商务区，交通便利，可以轻松前往各个商业中心和旅游...

成都会议酒店有哪些
答：位于成都市高新区。酒店拥有先进的会议设施，包括多个配备高科技设备的会议室，可举办各类大型国际会议。此外，酒店还提供优质的服务，如专业的会务团队、完善的设施等，为会议的成功举办提供保障。以上这些成都会议酒店均具备举办各类会议所需的设施和条件，具体选择哪家酒店可以根据会议的规模和需求来决定。

如何选择会议场所非常重要
答：如何选择会议场所非常重要，这决定了会议开展的效果。选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。酒店哥哥是专业的会场预约平台。酒店哥哥（上海会甲信息技术有限公司），是国内专业...