行政|怎么做商务接待？

做行政怎么做商务接待？

Step1：确定5W1H

Why：对方为什么来；what：客户来谈什么的；when：哪天来、待多久、哪天回；Where：哪落地、住哪、哪吃饭；who：人数、性别、职务、名字、年龄；How much：老板预算是多少。最最重要的：预算预算预算。

Step 2：确定接待标准

接待不同客户有不同的预算标准：总监级别过来什么标准？老总级别什么预算？可以找一下往期的接待纪录作为参考标准。一般根据三点确定：对方公司规模来访人员级别所谈事情的重要程度。如果没有先例定一定要和领导多沟通。

Step 3：确定接待流程

接机安排：是否接机、做接机牌、欢迎条幅、鲜花等；双方会面：必要的氛围布置往往是必须的；陪同领导：根据来人级别而定，一般对等就好；拍照背景：最好提前选好地方，有背景板最佳；宣传物料：有统一的宣传材料、横幅易拉宝、宣传权频；会议准备：会议材料、桌签、纸笔、茶水、水果、投影仪；参观目的：根据对方来访目的，确定展示内容和展示顺序；参观环节：提前确定地点、参观顺序、可参观地点；商务宴请：确定参会人，宴请标准一定提前确定预算；出游安排：看是否需要安排出游或当地特色旅游；陪同翻译：如有外宾或总部外籍领导，一般需要配翻译。重点在：一定提前确定所有细节。

Step 4：接待人员工作分工

责任划分清晰，部门的责任，每个人的任务，原则是人人有事做，事事有人做。清楚的安排下去每一个环节由谁负责。例如安保谁负责？现场素材谁收集？拍照背景板谁负责制作？谁负责现场引导？出现突发状况，该找谁解决？在前期安排工作时，颗粒度越低工作完成度越好。

Step 5：现场执行

最好不要给自己安排特别重要或者走不开的岗位。你需要做现场导演，还要做好随时救火的准备。特别重要的环节，最好有PlanB。重点巡视检查重要环节的执行情况，个别细节不完美不影响全局效果，及时检查，及时反馈，及时纠正。把自己空出来随时准备调度随时准备救火。

Step 6：复盘总结

最容易被忽略但又最重要的环节了！商务接待虽然琐碎繁杂，仍属事务性工作。每次完成接待及时复盘总结。几次以后就可以梳理出标准流程和制度。后续接待工作就简单的多了。而且有更多时间做其他高价值工作。

！！！努力实现四化——标准化、流程化、制度化、可视化。