秘书如何与人交流
kuaidi.ping-jia.net 作者：佚名 更新日期：2024-08-26
1、如何“听”与如何“说”
a.“听”的学问
无论是什么人，都要说话，也要听人家说话，因为表现自己与认识自己是我们人类的本能之一。而语言正是我们人类相互之间交流思想、表达感情最基本的工具，所以，尽管有些人说话说得不那么好，词不达意，但并不一定讨人嫌，因为有许多人就喜欢听人家说，让人家说出自己的心里话，从而得到一种精神上的自我表现的满足。人们的交流是从“听”开始的，所以老百姓有句“听比说难”的谚语。
国外有一部名叫《男子汉的性格》的小说，小说中有一段非常有趣的描写：
“秘书一直面对着上司站着，他的神经不敢有半点松懈，因为上司说话从不重复。也许是太紧张的缘故，不知什么时候，秘书对上司的指示有个地方没听清楚，便反问了一句。
“One thing，Once。”
“？”秘书对于这句英语一时没有反应过来。
“○ne thing，Once。”这次，上司严厉地重复了一遍。
无可奈何，秘书只有等待上司的训斥。
“One thing，Once。”这句英语的意思就是好话不说二遍。这句话非常富有哲理，因为对于每一个男人来说，生命就是搏斗，所以任何时候都不能有半点松懈。
有些秘书由于害怕上司的责备，经常对自己没听懂的地方不敢问第二遍。当然，秘书在接受上司的指示时，精神应该高度集中，但是，对上司的指示确实有没听明白的地方或者觉得上司有些含糊其词的时候，秘书则绝对不能有半点含糊，特别是在安排工作日程的时候，对于一些时间和地点的安排，如果有不清楚的地方，哪怕是让上司说你这个人太哆嗦，也得问个明白。
对于上司来说，经常会出现这样一种情况，由于某件意外事情的影响，引起一连串反应，必须调整后面各项工作的时间。如原定上午10点接待天地公司的李总，现在必须推迟到下午一点半；而原计划安排下午2点去恒昌公司拜访张总则不得不取消……面对这种多米诺骨牌效应，秘书必须及时通知有关方面。但是，当秘书向上司汇报与各方面联系的结果时，上司可能还在心里想着下午怎样向李总道歉的事，显得心不在焉，所以，在这时秘书要大胆地问，必须得到上司明确的指示才行。
与“说”相比，“听”难就难在不仅要熟悉对方“说”的习惯，而且要能听出对方说话的言外之意。所以说，要想“听”好确实不是一件容易的事情。
万能的回答——“是”
“是！”——永远是最佳的回答方式，特别是对于年轻的女秘书来说，这样回答上司，既不失女性的活泼与媚妩，又让上司感到可靠、放心。
小声附和
当对方说到关键的地方或者快要说完的时候，秘书应当点点头或者小声附和，表示同意对方的说法；如果你在对方说话时，毫无表情，无动于衷，或者显得非常紧张，一动也不敢动，那么，对方就不明白你究竟是不是听懂了他说的意思，所以，当对方说话时，你无论如何要有所表示，让对方明白你已听明白了他的意思。
看着对方的眼睛
在听对方说话时，最好是看着对方的眼睛，这是“听”的一个诀窍。当上司与你谈话时，特别是在上司向你作指示的时候，你总是望着头上的天花板，头脑里想着今晚与男（女）朋友约会的事，对方就肯定会对你产生反感，因为他觉得你不信任他、不尊重他。相反，在对方说话时，如果你一直看着他的眼睛，那么，对方就会自然而然地产生一种亲近感。
有些人在听对方说话的时候，虽然也是一直看着对方的眼睛，但心里也还是在走神，如想着晚上约会的事……但对方能从你那呆滞的目光中看出你心不在焉，这样，事情的结果会变得更糟。
让对方说完
在听别人说话，特别是在接受上司指示的时候，还有一条重要的原则，那就是一定要让对方把话全部说完。且不说在上司向你作指示时，就是在平时与一般的客人谈话时，如果你老是中途插话，对方肯定会反感，这一点就与你讨厌别人打断你的谈话是一个道理。如果你对别人说话有什么疑问，你也不要急于提问，可以先把疑问记在纸条上，待对方说完之后，再把自己的问题一条一条地提出来。
不能问得太急
对方说话的时候，你把自己的疑问记了下来，待他说完之后再提出来，但是，你提问也得注意分寸，对方刚说完，还没有喘口气，你就象挺机关枪似的把问题一个接一个地向他提出来。这样，对方肯定会感到恼火，因为接受别人的提问在心理上都得有个心理准备过程，所以，提问不能提得太急。
重复要点
不论是在接受上司的指示，还适在听取客人介绍情况，当对方说完之后，都别忘了将对方所谈的要点重复一遍。特别是在商定约会的时间、地点时，一定要将日期、时间、地点和人员重复一遍，以免出现差错。
关于时间的说法，有些人经常把“16时”错听成“6时”，把“17时”当成“7时”……类似情况很多。当然，在说时间时采用24小时制并没有什么错，但是，为了少出差错，在口头上最好还是采用12小时制，如把“16时”说成“下午4时”，这样不仅可以防止听错，而且也符合一般人的日常习惯。
不问“你找我有什么事”
有时，秘书在接待那些没有预约的客人或者上司找他时，习惯于这样问对方：“您找我有什么事吗？”虽然你说话的语气是谦恭的，但是，你这种问话的方式本身是冷冰冰的，因为对方是有事才找你，没事他找你干吗？！所以这种提问方式总让别人感到别扭。遇到这种情况，你应该这样问对方：“刚才是您叫我吗？”或者这样问：“您找我是什么事？”这样，就表明你对他人是采取积极主动热情的态度，从而自然而然地对你产生好感。
特别是在接待那些不速之客的时候，如果秘书这样问对方：“您找我有什么事吗？”对方会产生一种被盘问的感受。如果是个多心眼的人，还会以为你是看不起他。所以，在接待那些不速之客时，你应该是这样问对方：“我能帮您什么忙吗？”或者“如果你不嫌气的话……”
b.“说”的艺术
人们常把秘书戏称为“联络官”。事实上的确如此，因为秘书的一大基本任务就是为各方面联系。上下之间、左邻右舍，大多是靠秘书来沟通情况的，它不仅要求及时，而且要求准确，所以，秘书工作对秘书“说话”的要求是非常高的。
其实，不只是秘书工作，就是在我们的日常生活中，相互交谈、报告演说，对“说”都有一定的要求。那么，“说”得好与坏的标准是什么呢？很简单，这就是看他人是否完全明白你说的意思。
秘书说话要具备以下4条，第一条是意思明白；第二条是诚实；第三条是语言生动；第四条是正确。其中第四条是说话的第一原则。无论从什么角度来看，这4条都是无懈可击的。
对于那些从事秘书工作的人来说，当然要注意上面4条；如果是一般的人也能注意以上4条，不是也受益非浅吗？
语言通俗易懂
秘书是联络官，就自然而然地要与各方面的人打交道。这些人不只是本公司的，&考&试大$也有外公司的，所以，秘书说话时在语言上要有所区别，有些简称、略语在本公司里已约定俗成，如果不这样说，可能反而显得不自然，但是如果对外公司的人也这样说，则可能让对方莫名其妙。
看对方的眼睛
在自己说话的时候，最好也看着对方的眼睛。如果你在说话的时候，目光游移，东张西望，不仅是一种缺少涵养的表现，而且对方有可能怀疑你没有诚意，信不过他。不过，你也不能死盯着对方。
掌握节奏
不管是秘书还是上司，每天都非常忙，为了节省时间，秘书在向上司反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，所以，经常出现这种情况：秘书不管上司是不是在认真地听，说话象扫机关枪似的，自己以为说完了，可对方并没有真正去听或认真理解。即使理解了，也没有余地思考，所以很少收到预期的效果。
例如，秘书正在与某公司的秘书商定今晚双方上司约会的有关事宜，当对方提出约会的时间、地点及人员时，正坐在秘书旁边的上司问秘书：“那么，我看我们这次就不派李总参加了，你看这次让谁去合适？”
秘书想了一会儿说：“江总前一段身体似乎不太好，现在已经基本好了，听说胃口好着哩，我看派他去比较合适。”或者说；“刘总酒瘾太大，我认为最好是不让他参加了吧？”
对于你的建议，上司也许要好好斟酌斟酌，因此，在这时你不能说得太快，而且不能说得太多，否则上司就会厌烦你这种啰啰嗦嗦。总之，在你说话的时候，要注意对方的表情和反应，随时调整自己说话的节奏，以免出现对牛弹琴的现象。
为了提高“说”的技巧，秘书要把掌握说话的节奏当作一项基本功来练，做到见缝插针。
在我们的日常生活中，似乎很少有入去注意自己说话的语调。但是，对于秘书来说，必须注意自己的语调，因为一个人说话的语调往往能反映他的整个精神状态，人们常常评价某人的语言富于感染力，实际上就是说他注意了语调，抑扬顿挫，富于激情。因此，如果秘书做到了这一点，那么，不仅能给谈话本身带来一种亲切的气氛，而且能缩短你与听你说话的人理解上的距离。
在与客人交谈时，你阐述了自己的观点或提出了新的意向，对方肯定要发表自己的意见，是赞成，是反对，或者还要考虑一段时间，因此，在客人发表意见时，你不能无动于衷，在对方说到关键的地方或者停顿的时候，你要稍略点点头或说“是的”“是吗？”，这样就表明你是真正在接收他的反馈意见。
对于这一点，特别是在接待那些没有预约的客人时要注意。由于对方不请自来，一些秘书会因为他们打乱了自己的工作安排而产生厌烦的情绪，想尽快把他们打发走，因此在对方说话时无动于衷，这样会刺激伤害人的自尊心，对你缺乏诚意而产生反感。秘书千万要注意，只要在这些客人中有一两个是公司的重要客户或上司少年时代的密友，就有可能铸成自己终生的悔恨。
如何使秘书在工作中规范使用握手礼仪
答：1、握手礼仪。握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际合应酬的礼仪之一。深情、文雅而得体的握手，往往蕴含着令人愉悦、信任、接受的契机。握手，是见面、告辞、和解的礼节，也是一种表示祝贺、感激和鼓励的礼仪。(1)与女性握手的礼仪。与女性握手，应...
办公室文秘应该怎样和领导相处?有什么事情不能做?
答：一、掌握好这些技巧能够和领导友好相处 并不是说他是领导就需要看低自己，什么事都认同，他需要的是一个好助手，而不是日常拍马屁的人，在日常工作当中，哪怕自己低一级，也需要平等的去和领导相处，真诚的去表达自己的尊重，这样才能使领导尊重自己。作为秘书一定要学会全方面的去看待问题，不要站在...
进入文秘职场必须掌握的为人处世原则
答：除了工作上的支持与帮助之外,秘书在处理同下属关系的时候还应该关心他们八小时以外的东西,比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等。例如平时上下班如果和下属在路上、在电梯里或者在公车上相遇,秘书可以通过聊天来逐步地了解他们。与年轻人可以聊时尚、聊婚姻、聊社会 热点 焦点话题;与中年人可以聊聊家长里短;与老年人...
秘书从业经验:常识对秘书有什么意义
答：没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前...
秘书人际关系的特点
答：第二，目标方向性原则。秘书的人际关系，除了个人文往的以外，一般都是具有目的性的，即以履行职贵为前提，协调人与人之间的关系，形成感情上的共识。因此，秘书在处理与他人的关系中，要以这一目标为指导，通过心灵的沟通、感情的交流，达到彼此相互了解、信任，然后取得真诚的合作与支援，从而实现既定...
文秘接待工作中的注意事项
答：微笑为深入的沟通与交往创造和谐、温馨的良好氛围。笑的时候,应当做到表里如一,令笑容与自己的举止、谈吐相辅相成,锦上添花。 6、以静制怒,以柔克刚。秘书人员碰到脾气暴躁的来宾,要冷静对待和处理,始终面带微笑,热情为其倒茶、让座。之后慢慢安抚对方情绪,“以情动人,以理服人”。妥善解决问题,维护公司形象...
秘书应如何正确处理人际交往关系
答：作为秘书由于其工作的特殊性,人际关系就显得特别复杂——承上启下,沟通左右,联系内外秘书正处于这些关系的中枢。对于秘书而言,人际关系越多,越融洽和谐,工作就会越顺利,如果人际关系扭曲,那么工作就很难开展。秘书要想建立和谐的人际关系,首先要把握人际交往的特点:广泛性,从属性,复杂性。在秘书工作中,大量地与人(...
秘书礼仪有哪些
答：一、秘书礼仪 秘书礼仪的含义 秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止,如握手、打招呼等。 礼仪是礼节和仪式的统称。 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种惯用形式,如鞠躬、握手、献花圈、鸣礼炮等。 仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节,如国家的迎宾仪式、会议的开幕...
秘书应具备的电话礼仪
答：秘书应具备的电话礼仪 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。下面是我帮大家整理的秘书应具备的电话礼仪作文,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。 秘书应具备的电话礼仪 篇1 首先是让她不要过多地参与你的电话,使你几乎不能直接和来电人联系。为此,作为她的老板,你至少应该给她提供如...
秘书礼仪
答：由此可见,接待人民群众的来信来访,既是基层公务员的职责之一,又是其联系群众,与对方进行沟通、对话的一种方式。我国政府对待信访工作的基本原则,是要以事实为依据,以法律为准绳,了解民意,体察民情,下情上达,上情下知,充分发扬社会主义民主。 秘书礼仪(三) 见面礼仪 见面礼仪是日常社交礼仪中最常用与最基础的礼仪...
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国外有一部名叫《男子汉的性格》的小说，小说中有一段非常有趣的描写：
“秘书一直面对着上司站着，他的神经不敢有半点松懈，因为上司说话从不重复。也许是太紧张的缘故，不知什么时候，秘书对上司的指示有个地方没听清楚，便反问了一句。
“One thing，Once。”
“？”秘书对于这句英语一时没有反应过来。
“○ne thing，Once。”这次，上司严厉地重复了一遍。
无可奈何，秘书只有等待上司的训斥。
“One thing，Once。”这句英语的意思就是好话不说二遍。这句话非常富有哲理，因为对于每一个男人来说，生命就是搏斗，所以任何时候都不能有半点松懈。
有些秘书由于害怕上司的责备，经常对自己没听懂的地方不敢问第二遍。当然，秘书在接受上司的指示时，精神应该高度集中，但是，对上司的指示确实有没听明白的地方或者觉得上司有些含糊其词的时候，秘书则绝对不能有半点含糊，特别是在安排工作日程的时候，对于一些时间和地点的安排，如果有不清楚的地方，哪怕是让上司说你这个人太哆嗦，也得问个明白。
对于上司来说，经常会出现这样一种情况，由于某件意外事情的影响，引起一连串反应，必须调整后面各项工作的时间。如原定上午10点接待天地公司的李总，现在必须推迟到下午一点半；而原计划安排下午2点去恒昌公司拜访张总则不得不取消……面对这种多米诺骨牌效应，秘书必须及时通知有关方面。但是，当秘书向上司汇报与各方面联系的结果时，上司可能还在心里想着下午怎样向李总道歉的事，显得心不在焉，所以，在这时秘书要大胆地问，必须得到上司明确的指示才行。
与“说”相比，“听”难就难在不仅要熟悉对方“说”的习惯，而且要能听出对方说话的言外之意。所以说，要想“听”好确实不是一件容易的事情。
万能的回答——“是”
“是！”——永远是最佳的回答方式，特别是对于年轻的女秘书来说，这样回答上司，既不失女性的活泼与媚妩，又让上司感到可靠、放心。
小声附和
当对方说到关键的地方或者快要说完的时候，秘书应当点点头或者小声附和，表示同意对方的说法；如果你在对方说话时，毫无表情，无动于衷，或者显得非常紧张，一动也不敢动，那么，对方就不明白你究竟是不是听懂了他说的意思，所以，当对方说话时，你无论如何要有所表示，让对方明白你已听明白了他的意思。
看着对方的眼睛
在听对方说话时，最好是看着对方的眼睛，这是“听”的一个诀窍。当上司与你谈话时，特别是在上司向你作指示的时候，你总是望着头上的天花板，头脑里想着今晚与男（女）朋友约会的事，对方就肯定会对你产生反感，因为他觉得你不信任他、不尊重他。相反，在对方说话时，如果你一直看着他的眼睛，那么，对方就会自然而然地产生一种亲近感。
有些人在听对方说话的时候，虽然也是一直看着对方的眼睛，但心里也还是在走神，如想着晚上约会的事……但对方能从你那呆滞的目光中看出你心不在焉，这样，事情的结果会变得更糟。
让对方说完
在听别人说话，特别是在接受上司指示的时候，还有一条重要的原则，那就是一定要让对方把话全部说完。且不说在上司向你作指示时，就是在平时与一般的客人谈话时，如果你老是中途插话，对方肯定会反感，这一点就与你讨厌别人打断你的谈话是一个道理。如果你对别人说话有什么疑问，你也不要急于提问，可以先把疑问记在纸条上，待对方说完之后，再把自己的问题一条一条地提出来。
不能问得太急
对方说话的时候，你把自己的疑问记了下来，待他说完之后再提出来，但是，你提问也得注意分寸，对方刚说完，还没有喘口气，你就象挺机关枪似的把问题一个接一个地向他提出来。这样，对方肯定会感到恼火，因为接受别人的提问在心理上都得有个心理准备过程，所以，提问不能提得太急。
重复要点
不论是在接受上司的指示，还适在听取客人介绍情况，当对方说完之后，都别忘了将对方所谈的要点重复一遍。特别是在商定约会的时间、地点时，一定要将日期、时间、地点和人员重复一遍，以免出现差错。
关于时间的说法，有些人经常把“16时”错听成“6时”，把“17时”当成“7时”……类似情况很多。当然，在说时间时采用24小时制并没有什么错，但是，为了少出差错，在口头上最好还是采用12小时制，如把“16时”说成“下午4时”，这样不仅可以防止听错，而且也符合一般人的日常习惯。
不问“你找我有什么事”
有时，秘书在接待那些没有预约的客人或者上司找他时，习惯于这样问对方：“您找我有什么事吗？”虽然你说话的语气是谦恭的，但是，你这种问话的方式本身是冷冰冰的，因为对方是有事才找你，没事他找你干吗？！所以这种提问方式总让别人感到别扭。遇到这种情况，你应该这样问对方：“刚才是您叫我吗？”或者这样问：“您找我是什么事？”这样，就表明你对他人是采取积极主动热情的态度，从而自然而然地对你产生好感。
特别是在接待那些不速之客的时候，如果秘书这样问对方：“您找我有什么事吗？”对方会产生一种被盘问的感受。如果是个多心眼的人，还会以为你是看不起他。所以，在接待那些不速之客时，你应该是这样问对方：“我能帮您什么忙吗？”或者“如果你不嫌气的话……”
b.“说”的艺术
人们常把秘书戏称为“联络官”。事实上的确如此，因为秘书的一大基本任务就是为各方面联系。上下之间、左邻右舍，大多是靠秘书来沟通情况的，它不仅要求及时，而且要求准确，所以，秘书工作对秘书“说话”的要求是非常高的。
其实，不只是秘书工作，就是在我们的日常生活中，相互交谈、报告演说，对“说”都有一定的要求。那么，“说”得好与坏的标准是什么呢？很简单，这就是看他人是否完全明白你说的意思。
秘书说话要具备以下4条，第一条是意思明白；第二条是诚实；第三条是语言生动；第四条是正确。其中第四条是说话的第一原则。无论从什么角度来看，这4条都是无懈可击的。
对于那些从事秘书工作的人来说，当然要注意上面4条；如果是一般的人也能注意以上4条，不是也受益非浅吗？
语言通俗易懂
秘书是联络官，就自然而然地要与各方面的人打交道。这些人不只是本公司的，&考&试大$也有外公司的，所以，秘书说话时在语言上要有所区别，有些简称、略语在本公司里已约定俗成，如果不这样说，可能反而显得不自然，但是如果对外公司的人也这样说，则可能让对方莫名其妙。
看对方的眼睛
在自己说话的时候，最好也看着对方的眼睛。如果你在说话的时候，目光游移，东张西望，不仅是一种缺少涵养的表现，而且对方有可能怀疑你没有诚意，信不过他。不过，你也不能死盯着对方。
掌握节奏
不管是秘书还是上司，每天都非常忙，为了节省时间，秘书在向上司反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，所以，经常出现这种情况：秘书不管上司是不是在认真地听，说话象扫机关枪似的，自己以为说完了，可对方并没有真正去听或认真理解。即使理解了，也没有余地思考，所以很少收到预期的效果。
例如，秘书正在与某公司的秘书商定今晚双方上司约会的有关事宜，当对方提出约会的时间、地点及人员时，正坐在秘书旁边的上司问秘书：“那么，我看我们这次就不派李总参加了，你看这次让谁去合适？”
秘书想了一会儿说：“江总前一段身体似乎不太好，现在已经基本好了，听说胃口好着哩，我看派他去比较合适。”或者说；“刘总酒瘾太大，我认为最好是不让他参加了吧？”
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为了提高“说”的技巧，秘书要把掌握说话的节奏当作一项基本功来练，做到见缝插针。
在我们的日常生活中，似乎很少有入去注意自己说话的语调。但是，对于秘书来说，必须注意自己的语调，因为一个人说话的语调往往能反映他的整个精神状态，人们常常评价某人的语言富于感染力，实际上就是说他注意了语调，抑扬顿挫，富于激情。因此，如果秘书做到了这一点，那么，不仅能给谈话本身带来一种亲切的气氛，而且能缩短你与听你说话的人理解上的距离。
在与客人交谈时，你阐述了自己的观点或提出了新的意向，对方肯定要发表自己的意见，是赞成，是反对，或者还要考虑一段时间，因此，在客人发表意见时，你不能无动于衷，在对方说到关键的地方或者停顿的时候，你要稍略点点头或说“是的”“是吗？”，这样就表明你是真正在接收他的反馈意见。
对于这一点，特别是在接待那些没有预约的客人时要注意。由于对方不请自来，一些秘书会因为他们打乱了自己的工作安排而产生厌烦的情绪，想尽快把他们打发走，因此在对方说话时无动于衷，这样会刺激伤害人的自尊心，对你缺乏诚意而产生反感。秘书千万要注意，只要在这些客人中有一两个是公司的重要客户或上司少年时代的密友，就有可能铸成自己终生的悔恨。
答：1、握手礼仪。握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际合应酬的礼仪之一。深情、文雅而得体的握手，往往蕴含着令人愉悦、信任、接受的契机。握手，是见面、告辞、和解的礼节，也是一种表示祝贺、感激和鼓励的礼仪。(1)与女性握手的礼仪。与女性握手，应...
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