简谈人事档案管理
简谈人事档案管理
论文摘要 ：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的`合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查;同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
;答：在人事档案的管理过程中，很多人认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在一个档案袋子里，就觉得自己的工作已经做到位了，其实并非这样，在我们实际的操作中，要善于自己总结方法，有的公司有人事管理系统，这样人事工作会方便很多，但是有些公司没有，那我们做的就比较多了，我们需要有一份实时更新...
答：档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展...
答：一毕业就以为可以轻轻松松了，谁知道找工作的时候还会遇到这么多问题。昨天去应聘时人家问我要档案，什么档案啊，学校没给我啊，我晕了。结果当然是败阵回来了，回来搜索一下才知道原来毕业生还有这么多事情要做，真是麻烦!转来下文给刚毕业的大学生充充电——1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的...
答：档案管理，1、首先要了解你自己手中的档案，分清楚各类档案的性质，是一般性文件，还是重要性文件；是长期保存文件，还是只保存几年就可以销毁的文件；是通知类文件，还是图纸类文件，或者是协议类文件。根据不能性质的文件，进行归档管理。2、再要了解你自己手中的档案的时效性，这文件属于是跨年文件还是...
答：毕业后档案处理办法及详细流程 高校毕业生档案是毕业生人事档案的重要组成部分,它是学生在高校学习期间的综合记录,为了更好地服务学生,服务社会,高校必须做好毕业生档案的收集、管理及转移等工作,充分发挥毕业生档案的社会作用。应届生毕业档案放在哪呢?下面是我整理的应届生毕业档案放在哪资料,欢迎阅读。 应届生毕业档...
答：我们将以这次会议为契机,学习兄弟市和单位的好经验好做法,进一步提高我市干部人事档案管理的科学化水平。 2.干部人事档案专项审核工作报告 为贯彻落实市委组织部《关于开展全市干部人事档案专项审核工作的通知》(攀组通〔**〕107号)要求,全面做好我局干部人事档案专项审核工作,结合我局工作实际,制定如下工作方案。
答：档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。(二)调动档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动...
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答：一、档案收集1、档案收集工作的意义:档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节,与档案工作中其他各项工作比较起来,它处于一种特殊的地位,作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。(1)收集工作是档案工作的起点;是档案业务基础工作中的基础;档案的收集,就是整个档案馆(室)取得和积累档案的一种手段;(2)从...
