如何开会更有效率
如何开会
我们的工作离不开开会，但是开会是一门大学问。开会的组织与效率能完整地体现出一个单位的基础管理水平。对会议这种人人参与、司空见惯的事情，人们又常常不把它当回事，不仔细研究会议的流程管理、效率管理，以至于我们的会议常会在低水平、低效率中运行。
孙中山的“会议论”
一百年前，中国民主革命的先行者孙中山先生曾痛感中国人缺乏组织习惯和团体生活的训练，他曾说：“我们中国人还不知道怎么开会，以至于始终制订不出正确的决策。 ”他认为，要行使民权，必须从如何开会的基本功学起。中国的民主宪政未能建立起来，恐怕与此也极为相关。为此，孙中山先生在 1917年专门出版了一本《民权初步》，这本书一半谈的是民权，而另一半则是会议论，内容包括如何动议，如何提案，如何讨论，如何表决，如何维持会场秩序等等，共五卷、二十章、一百五十八节，全部是关于怎么开会的。他在自序中说：“民权何由而发达?则从固结人心，纠合群力始;而欲固结人心，纠合群力，又非从集会不为功。是集会者，实为民权发达之第一步。然中国人受集会之厉禁，数百年于兹，合群之天性殆失，是以集会之原则，集会之条理，集会之习惯，集会之经验，皆阙然无有。以一盘散沙之民众，忽而登彼于民国主人之位，宜乎其手足无措，不知所以。所谓集会，则乌合而已。 ”
孙中山是我国会议学的发轫者。然而他关于会议论的思想的重要性和建设性几乎没有被研究者意识到，大多数人在《民权初步》中只读出了“训政论”，却忽视了“会议论”，而会议论的实质就是保障民权的“过程控制”。
孙中山的《民权初步》，绝对不是小题大做。政治民主的理念固然很好，但是要变成现实，必须通过“过程控制”来实现，必须从细节抓起。据说，孙中山写《民权初步》，很大程度上参考了《罗伯特议事规则》(Robert’s Rules of Order)。该书最初是美国人亨利 e马丁 e罗伯特在 1876年写的，他在参加各种各样的会议中，痛感人们总是争论不休，没有统一的议事规则，难以形成决议，于是他研究已有的各种议事程序，探索这些程序的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定会产生什么结果。经过几年努力拿出一部议事规则，后来一版再版，成为美国人开会的标准手册。里面的无数规则看似繁琐，却是西方世界在长期的民主实践中不断积累和提炼出来的，体现着对人性的深刻洞察，对公平和效率的兼顾，对程序和权利的尊重。孙中山把这套规矩引进中国，意在为民权的保障和民主理念的具体实现和操作提供一套游戏规则。所以他特别强调：“此书譬之兵家之操典，化学之公式，非流览诵读之书，乃习练演试之书也。 ”
毛泽东的开会方法
毛泽东十分重视开会的效率与改革。他在《反对党八股》一文中，批评不仅公文里有党八股，开会也有。他批评道： “‘一开会，二报告，三讨论，四结论，五散会’。假使每处每回无大无小都要按照这个死板的程序，不也就是党八股吗?在会场上做起‘报告’来，则常常就是‘一国际，二国内，三边区，四本部’，会是常常从早上开到晚上，没有话讲的人也要讲一顿，不讲好像对人不起。总之，不看实际情形，死守着呆板的旧形式、旧习惯，这种现象，不是也应该加以改革吗? ”针对会议文件和决议，他还专门写道：“事实上，你们只要瞧一瞧我们的传单、报纸、决议和提纲，就可以看到，这些东西常常是用这样的语言写成的，写得这样的艰深，甚至于我们党的干部都难于懂得，更不用说普通工作。 ”
开好调查会是毛泽东最为倡导的一个理论联系实际、深入群众的科学方法。他在《〈农村调查〉的序言和跋》中称赞：“这是比什么大学还要高明的学校”。毛泽东对此还提出了十分具体、细致的规范意见。他指出，为了达到调查所预期的目的，一方面，要请那些深切了解社会经济情况且有代表性的人参加调查会。从年龄上看，老年人最好，因为他们有丰富的经验;有斗争经验的青年人也要，因为他们思想进步，目光敏锐。从职业上看，各行各业包括工人、农民、商人、知识分子、士兵甚至流氓都应该成为调查对象，要根据所调查的问题请有关人士参加。从人数上看，参加调查会的至少要 3人，多则可到 10人至 20人。因为人数太少会囿于见闻，使了解的情况不全面;人数太多又往往使会场不容易把握，要根据具体情况具体确定。另一方面，调查者要不断提高自身的思想素质和理论水平。调查者要亲自拟定大纲细目，亲自主持会议，亲自提出问题同与会者展开讨论，亲自作会议记录。这样调查会才能有的放矢，准备充分。毛泽东还有一篇《党委会的工作方法》，专门谈到在党委会上如何提出问题，互通情报，起草的文件成熟后再下发，对情况和问题有基本的数量分析，还要事先“安民告示”，告知要讨论和解决什么问题，会议不要开得太长，决议草案应当简明扼要，不要过多形容词和过长句子等等。一个伟大的战略家、革命家对会议的细节、规范是何等的重视!
1. 主会人的作用不仅仅是发起会议这么简单，你要把控会议进度和方向。如果会议规模是5个人，你还可以自己去组织他们参加，但如果参会人超过20人你干脆让别人来协调开会这件事儿，自己则应该把有限的精力放在如何掌控会议方向上。参会者说话不合时宜或者偏离主题，主会人要及时发现；在大家讨论遇冷的时候及时抛出意见，刺激团队头脑风暴；及时发现小组成员的困惑或误解，私下沟通。
2. 秘书的工作也不仅仅是做会议纪录这么简单，你是落实会议的重要环节。员工每天辗转于各个会议中，会议室也分时间段被各种主题的会议排满。每次开会的主题内容总是转瞬即逝，因此简明扼要的会议纪录将会在未来的执行过程中起指导作用。那么做会议纪录的人将会成为你思想表达的工程师、分析师或是销售员，可见找个文笔好理解能力强的秘书多么重要。
3. 充分发挥“开会”这种形式的长处进行信息共享。如果开会时总是主会人在不断下发命令、安排计划，参会者感受到的参与度就很低，也会降低对会议内容的关注程度。所以如果你主持会议，一定保证预留与部分时间让大家发表意见，带动参会者参与讨论。通用首席执行官玛丽·巴拉（Mary Barra）十分注重为每个人提供表达想法的机会，甚至有意地让不同知识背景、不同理念的人坐在同一张会议桌上进行讨论，充分听取差异化人才的建议。
4. 鼓励员工自己设定工作目标。相比于被动地接受命令执行工作，主动情绪更能营造健康的办公氛围，同时也让员工更加积极地完成任务。员工精力会被更多地花费在克服困难上，而不是寻找拖延的借口。领导者在者当中发挥的作用就是督促员工给自己允诺下的工作目标定下时间期限。任何工作都要有明确的完成期限，和进度表。
拥有35年培训经验的企业管理顾问保罗·阿克斯特尔（Paul Axtell）说，员工都希望自己在老板面前表现得很可靠，因此更有动力去完成亲口承诺的事情，但要注意要求他们在给这个承诺加一个时间限制，让这个承诺无懈可击。
5. 幻灯片、演示文稿不一定是好的表达方式。当一个PPT开始播放时，人们的思维也会被变换的图片所吸引而限制发散性的思考。但是开会的目的难道不是为了讨论工作计划吗？幻灯片这种容易分散精力的展示方法已经开始被很多管理者嫌弃了，亚马逊、雅虎、Facebook等公司的CEO带头摒弃繁复的演示方法，瑞士甚至为此成立了一个反PPT的政党APPP（Anti PowerPoint），呼吁举行全民公决禁止使用PPT。
6. 快停止点名签到，这会让参会者感到压抑。会前点名让大家觉得你在等着抓他们的错误，会形成一种被操控的感觉。如果你期待接下来的气氛是平等对话、轻松表达和头脑风暴，就在开局奠定一个愉悦的基调。那对于那些开会迟到的人怎么处理呢？从效率的角度看当然不能对这种行为置之不理，散会时候私下提点一句好了。
我想很多小伙伴都跟我一样，并不喜欢开会。以前甚至待过一家公司，动不动就开会，但是开会的内容都是一些鸡毛蒜皮的事，感觉特别没意思又浪费时间。
所以在自己创业的时候，我也一直秉持让自己的会议是正确、有效的会议。能用一句话讲完解释清楚的内容绝对不用五句话。
开会的核心目的就是为了在短时间内把一件事传递清楚，让下属知道怎么做以及知道如何反馈，而不是聊家常占用大家过多的时间，所以跟大家分享有效开会的几大步骤：
有效地开会一般分为三步：
会前：清楚把开会的目的和内容整理好。
四问自己：要说什么？说给谁？为什么说？用什么形式？
用一句话概括出这场会议的核心内容。
比如：“今天下午2点要给宣传部门的小伙伴们用视频会议的形式商议下一期的项目如何进行宣传，才能为公司保证最大化的转化。”
像我之前待过的一家公司，明明开会的目的是商量【如何进行暑假招生】，但是在会议上七扯八扯，一会聊家常一会聊教学，所以那场会议不仅没有达到最佳效果，还浪费了大家的时间，又得再找时间继续商量，一整个大无语！！
所以开会前，确认目标，然后围绕目标进行讨论。
2.会中：有效的聊天。
积极让部门成员参与讨论，从而让开会的效果得到更大的提升，为项目的开展做好铺垫。
这里说的“有效”是指，大家要根据会议的目标目的来进行讨论，提出良好的意见跟想法，这也叫作“大脑风暴”。但是作为管理者，一定要注意这个过程中大家的情绪起伏，因为在头脑风暴的过程中，大家都容易有些自己的情绪，所以这时候，管理者要随时注意大家、也要随时喊停，以免造成大家意见上的不合。
比如说，可以在进行了半小时的讨论之后，让大家休息一下，放松下大脑，这个时间，也正好让大家有更多的思考。也能避免很多问题。
3.会后：提炼核心内容、总结问题并且反馈给参与部门。
商量项目确定之后，可千万不能直接拿录音笔或者逐字稿给到相关部门，这样只会增大对方的工作量，我们都不喜欢看密密麻麻的文字，如果能整理出来大致的大纲内容，对于对方来说，内容简单明了，也减少了工作的失误率。
反馈内容包括：明确每个人接下来该做什么行动，在什么时间内完成，要达到什么效果。
01
确立会议目标
跟团队成员讨论“会议纪律”很有用。
我们建议从成员辩论开始，辩论的话题就是：“我们期望带来什么好处？”这样做能帮助员工想明白开会是要有特定目的的。
一些普遍的开会原因包括：
1）通过组会，我们可以了解其他同事负责客户工作的相关情况，还有他们面临的特定问题。
2）团队成员可以向整个团队做某个方面的专业分享，特别是刚刚参加完外部课程或研讨会之后。
3）组会可以作为小论坛，对初级员工传经送宝，回顾工作任务，给出反馈意见，给团队补充职业自豪感，帮助他们感受到自己是重要团队的一分子。
4）可以邀请客户、其他团队的领导，甚至是外部专家来告诉团队自己目前进行的工作。
5）可以一起开展一些联合项目，特别是那些可以帮助团队增强对客户的吸引力或帮助每个成员更为熟练地推广业务的联合项目。
上文虽未穷尽所有可能，但如果你按照这5个方面开始行动，将发现根本上只有两种类型的会议：
一种是花时间分享信息和获取知识（知识分享会）
另一种是协作完成彼此都重要的工作项目（行动计划会）
02
遵守会议纪律
下面，团队需要（集体）找出组会的几个流程要素并达成共识：
1）我们是否希望定期开会？
2）团队每个成员应当意识到让组会值得自己投入大量时间的具体益处有哪些。
3）我们怎么才能够通过分享信息，提升集体智慧，参与联合行动计划，来更好地服务客户？
团队应当以书面形式记录每个成员期望从组会中获得什么具体成果，定期审议每个成员是否获得自己期望的益处，如果没有，是否需要采取补救措施，调整会议形式或会议内容，让会议更有价值。
你必须确定要在会议这件事上投入多少时间，并建立员工更倾向的会议计划：“什么时候开会？每周第几天？一天的清晨、午餐时、一天结束时，还是周五？”
提前确定好计划（比如每月第二个周二的中午），这样所有人都可以预留时间。
此外，团队应当建立所有成员必须服从的会议安排：
1）所有人都参加会议。
2）准时开会，全员到齐。
3）开会前几天提前提交书面报告。
4）坚持之前承诺实施的某项行动。
在团队决定了它可接受的行动指南后，团队领导应当将会议安排以书面形式发给所有成员，并在部分会议结束时评估会议是否让所有成员满意。
推举一个副组长帮你做好会议记录，他也可以帮忙在两次会议之间监督具体的工作活动，让你知道哪些工作项目走在正轨，哪些项目可能需要个人多加关注。
03
知识分享会：
明确讨论方向
知识分享会最为重要的是鼓励实质性学习和技能培养，具体可以是回顾在服务客户、处理客户问题，或者研究团队工作新问题的过程中，出现的教训或新进展。
但大多时候团队领导的开场白都是：“告诉我们你最近干了什么。”
这个提问没有给出团队讨论的明确方向，经常让个别成员长篇大论地说整个团队兴趣寥寥的话题，有些人要么安静地离开房间，要么跟周围的人窃窃私语，说自己感兴趣的话题。
提问更好的选择可以是：“过去一个月你学到了哪些宝贵的东西可以跟我们分享？”
这样就能有效利用之后的时间，每个成员轮流介绍自己新获得的知识。
此外，好的团队还会录下每次的分享存档，留下所有的智力成果。
03
行动计划会：
遵循八个独立原则
这八项原则放在一起，可以让行动计划会议更有实效。
1.设定单一关注点
你必须有足够多的事项激发团队来年奋斗！但每次会议议题都要集中在单一的团队行动计划事项上。
2.“头脑风暴”工作思路
为了引导出成员个人的想法，你可以每次拿出40分钟进行头脑风暴。
当然了，员工天然就喜欢进行超长的讨论，所以你最好能要求团队遵守几条基本纪律。
头脑风暴活动可接受的基本纪律，基本上围绕以下几条：
1）说出所有的想法
2）不要讨论
3）不给任何价值评断——无论是正面的，还是负面的
4）快速记录所有意见，发给团队成员，得到更多的新想法
5）鼓励全员参与，在别人的想法上发挥
一旦同意了上述纪律，团队就可以开始行动了。
一种办法是像上课一样围着桌子走一圈，请每个员工贡献一个想法。
另外一种方法是让员工匿名写下自己的想法，把纸条交给组织者，由组织者写在挂图板上让大家看。
使用挂图板的好处在于，你可以把挂图展示给所有人看，也可以留下团队工作的永久记录。
组织者的角色就是让所有人的想法都表达出来，并记录下来。
3.确保可行性
一旦列出了所有想法（没有评头论足），团队领导就必须确保每个想法都具体可行，有实施空间。听起来容易，实则不然。
作为组织者，你必须总是检查问题表面：“这个想法是否具体、具象，有量化支撑（还是纯粹就是个目标、概念或目的）？”
一种检验方法是你可以判断是否可以把这个提议交给一个初级员工去实施，或者能够让初级员工准确了解具体行动是什么。
也可以从固化成果（成果可传递）角度来看待想法设计和执行问题，即下次组会能有东西作为证据来证明工作的执行情况，证据是否包括研究，制定政策、流程、工作清单或表单，或拿出具体行动来说明执行情况？
4.获得自愿承诺
行动计划会必须确定每个团队成员都有具体的工作任务。
有些团队领导会武断分配工作任务给团队成员，要求下次会议前完成。这不是获得有意义成果的最为有效的方式。
在紧急情况下，可以要求初级员工先上手某些工作，但如果把这种情况变成日常状况，效率就没那么高了。
作为会议组织者，你必须用会议最后15分钟来决定哪些想法对团队成员有足够吸引力，成员会自愿投入一定量的暂无财务回报的工作时间。
你可以这么对团队说：“我希望能够轮流听到你们的意见。清单上是否有你感觉能被充分调动起来的项目，你下个月内可以花几个小时投入其中，启动工作？请大家放心，这完全是自愿的——没有强制义务，不会相互指责。”
你在这个时候的角色是：
1）确保所有想法与团队目标不会背道而驰。
2）与团队每个成员商量，确定他们每个人下个月可以投入的无财务回报工作时间有多少。
3）决定推进工作的第一步具体是什么。
4）让团队成员具体描述下次会议时应当以怎样的成果作为推进工作的证据。
成功的本质不是选择最优、战略上最重要的想法。最优、最重要的想法可以等到团队在组织有生产力的会议方面有了成功经验之后再追求。
而现在，你的目标是刺激团队成员投入一定量的时间，进行有建设性的行动，这样才能构建团队工作士气。
5.控制承诺的工作规模
当员工被他喜欢的想法（通常就是他们自己提出的）所激励时，他立马就希望自愿承担工作，但很快就被火烧眉毛、必须解决的客户工作带离了方向。
结果发现在下个月的组会上，没有可以报告的实质性进展，从而进入了令人消沉的“承诺很大，都没做到，惨遭遗忘”的死循环（因为我们所有人，真的，确实，特别忙），而其他人会觉得“为什么所有事儿都是我来干”或者“我们还在乎干嘛”。
在很多情况下，员工有心无力是我们无法获得工作成果的最大原因。
有很多员工都有过度承诺的问题。解决问题就包括退到当事人那里跟他说，“你知道吗，不要承诺你无法做到的事。”
通过定期提醒员工创收工作也必须完成，来镇静巨大的热情和冲动，这点很重要。
6.建立你的“行动协议”
在结束会议之前，你需要帮助每个人明确，团队在下次会议时关于特定工作任务有哪些具体预期。
7.在两次会议中间跟进行动
推进工作进展也是真正团队领导最能够影响，也最显示领导能力的方面。
从根本上说，就是计划一些时间在办公室漫步，向团队成员提供具体工作项目的帮助。
你会从一个高效的团队领导嘴里听到：
“我记得你接了启动客户拜访项目的工作，有什么我能帮忙的吗？你觉得咱们本周晚点时候碰个头怎么样？讨论一个半小时，我可以跟你一起确定一个重要客户的名单，还有拜访计划，下次组会用。”
人们都希望做自己宣称要做的事情。他们有时候让别的事情耽搁了，然后觉得理所当然。
所以要告诉他们，不要让别的事情耽搁工作。如果真耽搁了，让我帮你解决这个问题。
团队领导工作时间最有价值的使用途径就是跟进工作，一对一跟进每个团队成员，帮助他们成功。
通过参与工作，伸出援手，你就能够向对方表达自己的兴趣，也能对保持团队士气和增加团队产出做出有意义的贡献。
8.庆祝成功
最好的团队总是花时间来庆祝某项具体的工作成果，或者是达成个人目标或团队目标过程中的进步。
在个人层面，如果员工工作十分刻苦，投入大量时间，但工作项目逐渐无人过问，他们很快就会减少甚至抛弃相关工作。
在团队层面，如果工作超出预期但没有方法来表达工作成就的自豪感，胜利本身也就空虚无比。
当某位员工做了一件有价值的事儿，可以写封邮件，按下“发送所有”按钮，所有人都知道“某人完成了某事”。
还可以通过合伙人告知工作做得好的员工是谁，下次在走廊中碰到其中一位时，就说，“嘿，你知道吗，XX告诉我你在这件事情上干得真棒，我很感激你的付出。”
就像货币有时间价值，热情也有时间价值。你越早激发团队热情，就能够越早将工作热情转化为工作士气。
如何实现会议的快速高效是很多领导人头疼的事情。
在进入正题之前，首先我们要明确的两件事，一是我们为什么要开会，二是在会议里面不同的人所扮演的角色。
其实很多时候会议效率低下，主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了，然后听的稀里糊涂开始犯困，最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会，效率可言至少提高一半。说到底，开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与会人员即时对某个问题提出看法，应该是最开始的时候就已经针对脑子里成成形的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议，因为它的着眼点是要激发大家的思维，围绕问题创造出新的可能方案，却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。布置任务式的会议是最让人难受的，因为我们都在被动地去接受，而没有办法去表达自己。因而我建议布置任务这样的东西，以邮件的形式传达清楚，包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。所以，一句话，我们为了解决阻碍共同利益的问题而开会。
在会议里面的角色，大家应该体会很深。一般有人在主讲，有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用，他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题，并且时刻调度会议气氛;参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者，一般就要作为会议的引导者。
接下来要解决的问题是：当我们要开会的时候，我们应该干什么?
事情都有从准备到进行到收尾的过程，会议也一样。
准备工作：会议的召集者最好提前通知各位与会者会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么?我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。
我个人认为，在进入会议室之前非常重要的一个环节就是清空自己的大脑。不管是引导者还是参与者，都需要把自己开会时间之前脑子里的想法和情感放空，让自己全身心地投入到会议之中。只有在这种最自然的状态下，创意才能自然而来，我们才能专注于解决问题并且提出新的见解。不要去想之前有什么烦心事，到了该做什么事的时间就做什么事，这样效率才最高。
如何开会：在会议最开始的时候，引导者最好按照之间发给参与者的邮件重申一下会议需要解决的问题和达到的目的，然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。不要试图让大家从零开始去讨论什么然后得出结论，这是不管花多少时间都没法做成的事情，但是我们可以试图对问题的解决思路达成一致意见，这才是团队以后执行工作的关键。除了引导会议内容，也要注意引导会议气氛。当气氛很沉闷的时候，可以通过小的技巧去打破这种局面，这种技巧在网上很多，我不赘述了。但是当气氛过于活跃，以至于会议开始逐渐跑题，引导者一定要把方向给拽回来，不然耗费的时间就大了去了。
开会过程中，引导者和参与者都要学会的是沟通的本领，包括认真倾听、保证自己正确理解他人的观点以及不着急去反驳别人。开会的时候很容易出现的状况就是大家争的不可开交，但其实如果我们真的理解了对方的意思，到最后往往会发现彼此说的东西并不矛盾，只是我们的表述非常的不一样而已。所以在会议中，请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前，自己是正确理解了别人的意思的。引导者要比其他人更注重对会议的记录以及即时的梳理，在希望得出最后的解决办法的时候，最好按照问题的逻辑顺序重申一下已经发表过的观点，保证是没有错误理解的。最后大家统一意见，回去着手布置相关工作和实施。
开会以后：引导者还是非常需要将会议的内容按主次整理好，再次发给与会者邮件。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，再次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便今后效率提的更高。
这些是我从书里获取知识后的自己实战得到的经验。我们将会议压缩到了20分钟以内，原先是一个半小时。每个人都带着自己的想法来开会，开会的过程中保持倾听和理解，开会结束后任务相关联的人再在一起讨论和细化。效果非常好，大家的态度很积极，讨论也很热烈。每个来开会的人都知道我们可以高效地完成一件事，所以没有人不怀着热情和解决问题的信心地参与到里面。
开会是职场中很常见的工作方式，也是最常见的沟通交流方式，但很多人并没有掌握开会的技巧，会开好了，就能发现问题，找到解决方法；会开好了，可以提高效率；会开好了，可以消失分歧，以达到共识；而不会开会的人，只会把开会当做是一个流程，不但浪费大家的时间，还解决不了任何的问题。对于任何一家公司来说，开会都是十分重要的，不能让开会成为走形式，而是要明白开会的真正目的，如果你忽视这一点，那会议就会变得毫无意义。
想要开会变得有效率，在开会之前就必须要明白一件事：到底该如何开会？先学会开会，知道如何开会，才能做好准备，毕竟任何一件事都离不开事前的准备，要进行完善的策划、有效的组织，才能保证会议的正常召开，会议是团体会议，它起着信息互通、想法共享、达成公司等作用，是解决问题、保证执行力的重要方式，会议是为了沟通会而不是发布会，因此要保证会议的沟通的顺利进行。
请学会怎么开会，这样才能达到开会的目的
在现实的职场中，总是能看到有的公司大会小会不断，而有的公司却很少开会，但似乎开会的频率和公司的发展并没有呈现正比的关系。有的公司不断的开会，但是对于公司的发展似乎没有什么用，而且还浪费员工的时间；有的公司都不怎么开会，甚至只开一些紧急的会议，但是公司却蒸蒸日上。因此开会的频率不能成为衡量公司发展的标准。
那么为什么开户的公司会没有发展，其实细想想，原因很简单，就是不会开会，没有讲究开会的策略，而导致所开的会议没有任何的意义，唯一的作用就是浪费了大家工作的时间，而导致工作效率下降。
开会是一项团队活动，只有在开会中体现出团队精神，才能让会议变得有价值。
★1、让员工有平等的参与权
开会时，有不同岗位的员工和领导，但是只要大家参与会议，就要让每个参会人都保持地位的平等。
假如领导认为我的地位高，在会议上就有绝对的发言权，其他人都要听我说，那这样的心态就会压制其他员工的想法，而导致会议出现领导一言堂，那会议就会变成领导的演讲会。
假如员工认为我的地位低，在会议上要少说话，主要是听领导发言，怕自己说话对得罪领导，这样心态的员工就没有必要参加会议了，因为在会议上他不会发挥任何作用。
因此但凡参加会议的人，没有地位的高低不同，都有平等的参与权。
★2、信息的交流和共享
开会的目的就是为了解决问题，那么在此之前就要先要信息共享，而不是每个人独占着自己的信息，然后根据信息发表看法，这样是会让其他人对个人的看法表示不同，要通过信息的交流和共享，在此基础上讨论解决问题的方法和方案。
★3、让每个参与人都发表看法
针对这点，大家都知道，但是很少做的到。
参与不是说坐在会议室就是在参与会议，真正的参与不是仅仅“听”而是要参与会议的讨论，有些员工仅仅关注自己手里的那一小块工作，而对于整个项目并没有参与，其实这种“各人自扫门前雪，休管他人瓦上霜”的做法并不提倡，既然能坐在一起开会，必然工作是相互连接的，要积极参与意见，不要会上不发表，会下再说这说那，需要建立主人翁的精神，这样才能让开会变成团队的事情。
★4、达成共识、分工明确
会议的目的就是解决问题，那就必须有解决的方法，否则本次的会议就变得毫无意义，因此会议的最后要达成一致意见，形成共识。然后根据达成的共识分工，在执行会议决议时，要分工明确且明细，这样在执行过程中就不会出现推诿的现象，而且会议上需要明确各自工作的目标和需要配合的内容，这样才能将工作串联起来，保证工作的顺利进行。
★5、关注会议后的执行力
会议结束之后，能不能按照会议上的决议进行接下来的工作是重中之重，参会人经过一系列的分析讨论作出了最后的决策，但是会议结束后却没有人按照决策去执行，这就是典型的执行力不到位，一定要杜绝这种情况。
一个人的执行力不到位将会影响这个决策的进展，因此要时刻关注员工的执行力，将决策迅速、完整的执行下去，对于每一个细节和节点都要落实到位。
小结：开会是为了让大家把问题摆在桌面上，让大家积极地讨论分析，最后得出最佳的方案，假设有的员工长期不参与会议，或者在会议上沉默不语，渐渐的就会脱离组织，找不到归属感，因此要学会如何开会，让每个人参与其中，通过交流的手段找到合适的位置。
开会还是要掌握一些方式方法的，这样才能够提升会议效率。
上面已经说了，知道如何开会，但是怎么样的会议才能够提升会议效率，这是应该重点关注的，大部分失败的会议往往都是例行公事，没有真正的参与其中，这样的会议必然会导致效率低下，因此要掌握开会的技巧：
★技巧一：有明确的议题、议程和时间
会议是为了解决问题，在会议之前就要知道要讨论什么、为了达到什么目的，这样才能让参会者有明确的讨论目标。
在参会者进行会议讨论的时候，要关注大家讨论的议题，不要在商讨的时候出现跑题的现象，这样会让会议无休止的进行下去而没有结束之日。
再者要把控好会议的时间，会议之前就已经确定了会议时间的长短，员工们也会根据时间长短安排接下来的工作，而一旦会议延长可能会耽误接下来的工作。因此在会议中要学会把控会议的时间，明确会议的流程，最好事先能规定好每个环节和步骤，这样才能保证会议的时间。
★技巧二：选择合适的会议时间
会议是一种消耗脑力的事情，因此最好能选择合适的时间，尽量避开下列的时间才能保证会议的效率。
a、避开周末时间
周末都是大家盼着去休息的时间，占用周末时间开会，反而会引起大家的反感，这样的会议可能会变成大家的吐槽大会。
b、避开假期前后
假期前，员工的精力都放在假期之上，很难集中精力去参与会议；
假期后，员工还没有从假期的慵懒状态恢复过来，这时的会议也不会产生良好的效果；
c、避开午休之前
工作了一上午，到了午饭时间还在开会，这时候的员工饥肠辘辘，可能脑子里想的都是午餐而不是会议的内容。
★技巧三：会议不可太过频繁
会议是为了解决问题，如果出现大的问题可以召集会议，通过集思广益来达到共识，但是太过频繁的会议就如同“狼来了”的故事，这样会让大家对于会议失去期待，同时也会浪费大家的时间。
因此要开这种频繁的会议，等到真正需要开会的时候，才组织会议，这样更能让员工重视会议。
★技巧四：会议该有评估和总结
会议中要总结员工的发言和意见，这样才能总结出最后的结论，如果有多个可行的方案，会议中就要将方案总结优化，以求达到最完美的方案。
另外评估一下会议的成功与否，找到会议中存在的缺陷或问题，这对于以后会议效率的提高是很 有帮助的。
★技巧五：消除会议中的消极行为
会议都是积极向上的，一定不能因为某些人的消极行为影响会议的正常进行，对于这些消极行为要采取有效的应对措施，让他们减少给会议带来的消极作用。
⑴迟到行为
有些人会因为某些原因没有及时赶到现场，针对偶尔的迟到行为，要予以及时提醒，而对于频繁迟到的行为，要按照会议上的规定进行处罚。
毕竟会议上的迟到迟到会影响参会人的关注，打断会议的进行，从而影响整个会议流程
⑵心不在焉
这类参与者的注意力很不集中，这样的态度会给其他人带来负面的影响，这个时候可以采用提问的方式让其认真的听取会议内容，从而集中注意力。
⑶私下工作
这类员工没有意识到会议的重要性，而是上面开大会，下面干私活，不顾会场纪律而做和会议无关的内容，要及时提醒，让其端正会议的态度。
俗话说：“一颗老鼠屎坏了一锅汤”，万万不能因为某些人的消极行为影响这个会议的进程，监督员工的行为也是会议中重要的工作。
小结：掌握会议中的一些技巧，可以提高会议的效率，避开会议中可能出现的问题，保证会议从头到尾的连续性和正面性。
避开低效率会议，了解低效率存在的问题才能将会议转变成高效率。
很多会议并没到达到预期的效果，是因为公司存在一些低效率会议的特征，这些特征主要的体现：
会议过多或过少——遇到大问题开会，没有问题不要频繁开会；当然不开会也不行，因为没有会议的公司该如何做决策。
会议拖沓——也就是没有掌控好会议的时间，一个小时的会议可以拖三四个小时。
追求会议规模——不管会议的议题是什么，让大量员工参与其中，这样会导致会议成本的增加。
会议议题过多——会议没有重点，有很对的议题，员工对各个议题的参与只能是浅尝辄止，而没有办法深入探讨。
没有公平民主——最典型的就是一言堂，领导只管说，员工只管听。
没有达成共识——会议是为了解决问题，可是会议的最后没有得到结果。
没有执行力——会议上达成共识，但是会下却不按照共识来执行，那会议就和没开一样。
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这样低效率的会议其实还不如不开，只是浪费大家的时间而已。针对上面的问题要找到解决的方法，这样才能降低效率转变为高效率。
总结：
要知道，会议是一种正式的沟通方式，公司的日常经营活动、发展策略等方面的决策和执行都是需要通过会议完成的，要保证会议的高效率，不能将会议变成例行公事，要将会议的目的明确，明确严格按照会议的流程进行，朝着会议的目标进行，这样才不至于偏离会议目的的跑道。
要使会议更有效率，可以考虑以下几个方面：
明确会议目的和议程：在召开会议之前，明确会议的目的和议程，确保参与者清楚知道会议的主题和预期结果。将议程事先发送给与会人员，让他们有足够的时间准备并知道会议的重点。
简化与会人员名单：仅邀请必要的人员参加会议。确保与会人员与会议主题相关，并能对讨论和决策做出有意义的贡献。避免不必要的人员出席，以节省时间和提高效率。
设定时间限制：为每个议题设置合理的时间限制，确保会议按时进行。如果一个议题需要更多的讨论，可以单独安排另外的会议或与会人员进行一对一的讨论。
保持专注和纪律：在会议进行过程中，确保参与者专注于讨论的议题，避免偏离主题或无关的讨论。主持人可以通过引导和提醒来确保会议的纪律性，及时回到议题上。
促进积极参与：鼓励与会人员积极参与讨论和提出观点。创建一个开放和尊重的氛围，让每个人都感到自由发表意见。使用适当的沟通技巧，如倾听、提问和总结，以促进有效的交流。
提前准备：与会人员在会议之前应该提前准备好相关材料和资料，以便能够有针对性地参与讨论和决策。这样可以节省时间，并使会议更加高效。
撰写会议纪要：会议结束后，及时整理并发送会议纪要。纪要应该包括会议的主要讨论点、决策和行动计划，以及相应的责任人和截止日期。这样可以确保与会人员对会议内容有清晰的理解，并跟进后续的工作。
通过以上方法，可以提高会议的效率和效果。重点在于明确目标、合理安排时间、鼓励积极参与，并确保会议内容的记录和跟进。有效的会议不仅节省时间，还可以促进团队的合作和决策的准确性。
答：5、开会时要勤记录。记下讨论事件和讨论意见，就算事不关己也应适当记录，以备不时之需。开会是工作的一部分。绝不能因无聊而打盹，也不要玩手机，这是对主持人的不尊重。6、不要随意打断别人发言。如需发言，应将发言...
答：但如果需要获得及时反馈，开会比发邮件合适。2、事先制定会议目标和安排。有理想的目标能促进讨论，提高效率。每个会议都需要目标。在开会前，应发放会议安排，让每个参会人员了解会议结构。3、掌控局面，促进会议进行。高效的会...
答：1、只开会+无决议=0 2、有决议+不执行=0 3、有执行+无跟踪=0 高效会议的4个支柱 1.制度:这是基本保障2.规则:这是效率保障3.闭环:这是结果保障4.培训:这是技能保障 高效会议的10大要点 1提前会议通知2确定会议议题3明确会议议...
答：6. 一些国外公司为了缩短会议时间，采用站立开会的形式，这种方法同样能够提高会议效率。7. 工作中，我们常常因为桌面或电脑桌面的杂乱无章而浪费时间在寻找文件上。整洁的桌面和工作空间有助于提高工作效率。8. 例如，当领导...
答：开会中遇到突发情况，如“跑题”，如何解决：首先，提醒时间。其次，叫暂停。再次，吹犯规。保护会前规则，保证会议效率。方法四、结束出口成章 不表达态度或者感受层面的东西，只是就事论事。会前如何寒暄？负面做法：绝不聊...
答：没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。六、是开会，必有训练 培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。很多企业有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的...
答：4、发布会议通知：会议通知需要至少提前一天发，每个部门都有每个部门的工作计划，更何况助理经常组织的是高管会。每个高管都有自己一大摊子事，比如原本人家准备十点钟自己部门开会的提前三天就安排好了，结果你一个消息就把...
答：5：准备情况确认。为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。6：申明会议纪律。我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任...
答：提高会议效率：1 保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动；3 主持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的...
答：许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将...
